Bước ① Ghi nội dung đào tạo vào kế hoạch Việc làm phát triển kỹ năng
Về nguyên tắc, đối tượng được nộp đơn xin công nhận kế hoạch Việc làm phát triển kỹ năng là trường hợp bắt đầu Việc làm phát triển kỹ năng trong vòng 6 tháng kể từ khi nộp đơn. Tuy nhiên, đơn nộp trước ngày thi hành, về nguyên tắc, phải được nộp trong khoảng từ 7 tháng đến 5 tháng trước ngày dự kiến bắt đầu.
Ngay cả khi chưa hoàn thành khóa đào tạo trước nhập cảnh tại thời điểm nộp đơn, nếu dự kiến sẽ hoàn thành trước khi nhập cảnh thì có thể lập kế hoạch với giả định rằng khóa đào tạo đã được tham gia.
Tuy nhiên, nếu chưa đủ số giờ tại thời điểm nhập cảnh thì cần thực hiện khóa đào tạo sau nhập cảnh để đáp ứng số giờ quy định.
Bước ② Xác định thời điểm bằng cách tính ngược từ ngày nhập cảnh
Chỉ phần đào tạo đã tham gia trong vòng 6 tháng trước khi nhập cảnh mới được tính là khóa đào tạo trước nhập cảnh.
Để dự phòng khả năng thời điểm nhập cảnh bị thay đổi, sẽ yên tâm hơn nếu sắp xếp thời điểm bắt đầu tham gia khóa đào tạo với khoảng thời gian dự phòng.
Bước ③ Không để người lao động tự chịu chi phí đào tạo
Chi phí giám sát và hỗ trợ bao gồm “chi phí đào tạo”, tức chi phí của khóa đào tạo trước nhập cảnh và khóa đào tạo sau nhập cảnh (Hướng dẫn vận hành).
Không được để người nước ngoài tham gia Việc làm phát triển kỹ năng chịu chi phí giám sát và hỗ trợ, dù trực tiếp hay gián tiếp.
Ví dụ, trường hợp khoản phí mà người lao động trả cho tổ chức phái cử (送出機関) được chuyển đến tổ chức giám sát và hỗ trợ thì không khác gì tổ chức giám sát và hỗ trợ thu phí từ chính người lao động.
Đối với hợp đồng với tổ chức phái cử (tổ chức phái cử nhân lực tại địa phương), cũng cần xác nhận theo cách có thể thấy rõ dòng lưu chuyển chi phí.
Bước ④ Lưu giữ hồ sơ tham gia khóa đào tạo và giấy tờ chứng minh
Nếu khóa đào tạo do cơ quan công lập hoặc cơ sở giáo dục ở nước ngoài tổ chức thì văn bản chứng minh đã học các môn học quy định là đối tượng cần được xác nhận.
Sau khi hoàn thành khóa đào tạo tương đương trình độ A1, cần lưu giữ giấy chứng nhận tham gia khóa đào tạo và các giấy tờ tương tự cùng với hồ sơ thực hiện khóa đào tạo trước nhập cảnh (Hướng dẫn vận hành).
Doanh nghiệp tiếp nhận hoặc tổ chức giám sát và hỗ trợ có trách nhiệm lưu giữ. Nếu xác định trước bên nào lưu giữ những gì thì sẽ không phải lúng túng khi cần xác nhận.
Đối với khóa đào tạo trước nhập cảnh, hãy chuẩn bị đầy đủ kế hoạch, thời điểm, chi phí và hồ sơ.