Cuối cùng, hãy xác nhận các điều kiện làm thay đổi số tiền báo giá và thời điểm thanh toán. Khi xin phê duyệt nội bộ, hãy chuẩn bị để có thể giải thích rõ các giả định làm cơ sở cho tổng số tiền.
Điểm 1: Điều kiện phát sinh phí bổ sung
Trong báo giá, cần làm rõ các khoản không được bao gồm trong phí cơ bản. Không chỉ hỏi có hay không có phí bổ sung, mà còn cần hỏi về điều kiện phát sinh và phương pháp tính.
- Vắng mặt và học bù: Xác nhận cách sắp xếp buổi học bù và phí bổ sung.
- Thay đổi lịch trình hoặc số người: Xác nhận thời hạn thay đổi, việc báo giá lại và điều kiện áp dụng phí hủy.
- Gia hạn lưu trú: Xác nhận đơn giá khi gia hạn và cách xử lý chi phí ăn uống, đi lại.
- Thời hạn hiệu lực của báo giá: Xác nhận các điều kiện về phí có còn hiệu lực cho đến thời điểm ký hợp đồng hay không.
Đối với các khoản chi chưa được xác định, hãy trình bày riêng với các khoản đã được xác định khi báo cáo nội bộ. Việc quản lý riêng tổng số tiền trong điều kiện thông thường và số tiền phát sinh thêm khi điều kiện thay đổi sẽ giúp đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
Điểm 2: Đối chiếu thời điểm thu phí với hợp đồng
Chi phí khóa đào tạo sau nhập cảnh được thu dưới dạng phí giám sát và hỗ trợ phải tuân theo quy định về thời điểm thu phí. Theo Điều 56 của Quy định thi hành, khoản phí này được thu từ ngày bắt đầu khóa đào tạo sau nhập cảnh trở đi.
Quy định này áp dụng khi tổ chức giám sát và hỗ trợ thu phí từ doanh nghiệp tiếp nhận và các đơn vị tương tự. Hãy phân biệt trường hợp này với hợp đồng trực tiếp với cơ sở giáo dục và xác nhận đơn vị xuất hóa đơn cùng hạng mục chi phí.
Trong tài liệu xin phê duyệt nội bộ, hãy ghi rõ tổng số tiền, bên nhận thanh toán và tháng dự kiến thanh toán. Đồng thời, hãy kiểm tra xem thời gian áp dụng và các điều kiện bổ sung trong hợp đồng có thống nhất với báo giá hay không.
Trước khi ký hợp đồng, hãy xác nhận cả điều kiện phát sinh chi phí bổ sung và thời điểm thu phí để nắm rõ dự kiến chi tiêu.