Nếu có người vắng mặt trong khóa giáo dục tiếng Nhật dành cho Việc làm phát triển kỹ năng thì phải làm gì? Giải thích cách tổ chức học bù và xử lý tình trạng chậm tiến độ

Trước tiên, hãy xác định buổi học đã nghỉ thuộc giai đoạn nào của khóa đào tạo.

Điểm 1: Phân biệt trước và trong thời gian làm việc

A1 và A2 là các chỉ số thể hiện năng lực tiếng Nhật theo từng cấp độ. Tài liệu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi phân chia việc học trước khi bắt đầu làm việc và việc học cho đến khi kết thúc.

Trước khi bắt đầu làm việc, về nguyên tắc, người lao động phải thi đỗ kỳ thi tương đương A1 hoặc tham gia khóa đào tạo tương đương. Khóa đào tạo hướng đến mục tiêu A2 là khóa đào tạo nhằm đạt được năng lực tiếng Nhật là mục tiêu của Việc làm phát triển kỹ năng (育成就労).

Theo tài liệu công bố của Bộ này, thời lượng của mỗi khóa đào tạo đều từ 100 giờ trở lên. Đối với khóa đào tạo thuộc diện áp dụng, hãy xác nhận các yêu cầu về số giờ và phương pháp thực hiện.

Điểm 2: Xác nhận khóa đào tạo cần thiết đối với từng người

Cách áp dụng đối với khóa đào tạo liên quan sẽ khác nhau tùy theo việc người đó đã thi đỗ kỳ thi từ trước hay chưa. Trong một số lĩnh vực, trình độ tiếng Nhật cao hơn được quy định.

Hãy xác nhận riêng các yêu cầu của khóa đào tạo tiếng Nhật và các yêu cầu của toàn bộ khóa đào tạo sau nhập cảnh (入国後講習).Việc chỉ thi đỗ kỳ thi tiếng Nhật không có nghĩa là toàn bộ khóa đào tạo sau nhập cảnh sẽ không còn cần thiết.

Về cơ cấu tổng thể của khóa đào tạo, bạn cũng có thể tham khảo phần giải thích về khóa đào tạo sau nhập cảnh trong chương trình Việc làm phát triển kỹ năng. Tại doanh nghiệp của mình, hãy đối chiếu với kế hoạch áp dụng cho từng người.

Hãy bắt đầu việc xử lý trường hợp nghỉ học bằng cách xác nhận loại khóa đào tạo và các yêu cầu áp dụng cho từng người.

Khi có người vắng mặt, hãy xác nhận tình trạng của người đó và kết quả tham gia khóa học, đồng thời thống nhất thông tin với cơ sở đào tạo.

Bước ① Xác nhận lý do vắng mặt và tình hình tham gia

Hãy hỏi người đó về các vấn đề như tình trạng sức khỏe, công việc và môi trường kết nối mạng. Trước tiên, điều quan trọng là xác định nguyên nhân cản trở việc tham gia buổi học tiếp theo.

Trong lớp học trực tuyến, có trường hợp người học kết nối được nhưng không thể tiếp tục tham gia. Hãy kiểm tra cả hồ sơ của giảng viên và xác định rõ phạm vi thực tế đã tham gia.

• Ngày giờ: Xác nhận ngày và thời gian dự kiến của buổi học đã vắng mặt.
• Tình hình tham gia: Ghi nhận cả việc đến muộn, về sớm và gián đoạn kết nối.
• Nội dung học tập: Xác nhận các bài học hoặc hoạt động mà người học không thể tham gia.
• Khả năng tiếp tục tham gia: Trao đổi với người học về các điều kiện để có thể tham gia buổi học tiếp theo.

Bước ② Xác định thời gian còn thiếu và mức độ hiểu bài

Hãy xử lý riêng biệt việc thiếu thời gian tham gia khóa học và việc chưa hiểu đầy đủ nội dung học tập.Ngay cả khi có mặt, người học vẫn có thể chưa hiểu nội dung.

Hãy xác nhận với cơ sở đào tạo về cách tính thời gian và nhờ giảng viên đánh giá mức độ hiểu bài. Không nên chỉ căn cứ vào việc vắng mặt để đưa ra kết luận; hãy xác định cụ thể biện pháp hỗ trợ cần thiết cho người học.

Trong ngày hôm đó, hãy tổng hợp và chia sẻ hoàn cảnh vắng mặt, kết quả tham gia và nội dung học tập.

Học bù là buổi học nhằm bổ sung phần kiến thức còn thiếu do nghỉ học hoặc các lý do khác. Khi sắp xếp học bù, cũng cần xác nhận các điều kiện để được công nhận là khóa học theo quy định của chế độ.

Điểm cần lưu ý 1: Không chỉ xem video đã ghi hình

Theo tài liệu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, khóa học trực tuyến phải đáp ứng các yêu cầu như có thể trao đổi hai chiều theo thời gian thực. Đây là hình thức mà giảng viên và học viên có thể trao đổi trực tiếp ngay trong buổi học.

Không được tính nguyên thời gian xem video đã ghi hình hoặc tự học vào số giờ học quy định.Ngay cả khi sử dụng để ôn tập, cũng cần xác nhận riêng xem thời gian đó được xử lý như thế nào khi tính giờ học.

Bước 2: Xác nhận bằng văn bản các điều kiện của buổi học bù

Trong các tài liệu chính thức đã được kiểm tra lần này, không xác nhận được tỷ lệ nghỉ học được phép áp dụng thống nhất hoặc phương pháp học bù thống nhất. Hãy đối chiếu các yêu cầu áp dụng và cách vận hành của cơ sở đào tạo để xác nhận cách xử lý cụ thể.

• Nội dung: Xác nhận sẽ học bù học phần đã nghỉ trong buổi học nào.
• Người phụ trách và phương pháp: Xác nhận giảng viên và hình thức học có đáp ứng yêu cầu hay không.
• Cách tính thời gian: Xác nhận phần thời gian nào của buổi học bù có thể được tính vào giờ học.
• Hồ sơ thực hiện: Xác nhận sẽ dùng tài liệu gì để chứng minh ngày giờ và nội dung đã học.
• Chi phí và lịch trình: Xác nhận chi phí bổ sung và thời hạn chuyển sang buổi học khác.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi yêu cầu doanh nghiệp tiếp nhận và các bên liên quan thực hiện các biện pháp để người lao động tham gia khóa học, bao gồm cả việc chi trả chi phí. Đối với chi phí học bù, các bên liên quan cũng cần xác nhận với nhau, không mặc nhiên coi đó là khoản do người lao động tự chi trả.

Chỉ nên sắp xếp buổi học bù sau khi đã xác nhận nội dung, điều kiện thực hiện, cách tính thời gian và chi phí.

Đối với tình trạng chậm tiến độ học tập, chúng tôi đề xuất xử lý từ cả hai phương diện: mức độ hiểu bài và môi trường tham gia học.

Bước 1: Xác định nội dung gặp khó khăn

Hãy nhờ giảng viên kiểm tra mức độ hiểu bài thông qua hội thoại và bài tập. Ví dụ, hãy xác định người học gặp khó khăn ở nội dung nào trong số các nội dung sau: nghe chỉ dẫn, đặt câu hỏi và đọc chữ.

Nội dung học bổ sung nên phù hợp với nội dung mà chính người học gặp khó khăn.Không chỉ giao toàn bộ nội dung đã bỏ lỡ do nghỉ học, mà hãy cùng giảng viên quyết định nội dung cần ưu tiên.

Bước 2: Điều chỉnh lịch làm việc và lịch học

Nếu lịch làm việc liên tục trùng với lịch học, hãy xem xét lại ngày giờ học và bảng phân công làm việc. Hãy sắp xếp các điều kiện để có thể tiếp tục tham gia, bao gồm cả phương tiện liên lạc và địa điểm học tập.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi hướng dẫn rằng, ngoài các khóa học theo quy định, việc tự học cũng rất quan trọng. Hãy cùng giảng viên lựa chọn tài liệu ôn tập và thông báo cụ thể phạm vi cần học.

Khi sắp xếp lại kế hoạch, có thể tham khảo thêm phần giải thích về cách tiếp tục học tiếng Nhật tại nơi làm việc. Sau khi điều chỉnh, hãy quyết định cả thời điểm tiếp theo để kiểm tra mức độ hiểu bài.

Đối với tình trạng chậm tiến độ, hãy kết hợp hỗ trợ những nội dung người học còn yếu với việc điều chỉnh môi trường tham gia học.

Để tiếp tục xử lý, hãy xác định trước nội dung cần ghi chép và nơi cần trao đổi.

Điểm 1: Ghi riêng kế hoạch và kết quả thực tế

Ở đây, chúng tôi đề xuất ghi chép từ khi vắng mặt đến khi hoàn thành buổi học bù như một ví dụ thực tế về quản lý nội bộ. Vui lòng kiểm tra riêng các sổ sách và biểu mẫu nộp theo quy định pháp luật.

• Kế hoạch ban đầu: Ghi lại ngày giờ và nội dung buổi học đã dự kiến.
• Kết quả tham gia học: Ghi lại ngày giờ và số giờ đã thực tế tham gia.
• Nội dung xử lý: Ghi lại kế hoạch học bù, người phụ trách và kết quả thực hiện.
• Kết quả xác nhận: Ghi lại mức độ hiểu bài mà giảng viên đã xác nhận và các vấn đề cần giải quyết tiếp theo.

Hãy quản lý riêng giai đoạn đã đặt lịch học bù và giai đoạn đã thực tế tham gia học.Đối chiếu với hồ sơ của cơ sở đào tạo và kiểm tra các hạng mục chưa được xử lý.

Lưu ý 2: Chia sẻ sớm ảnh hưởng đối với lịch trình

Nếu có khả năng ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu làm việc hoặc lịch thi, hãy chia sẻ thông tin với cơ sở đào tạo và người phụ trách tiếp nhận. Đối với hình thức có giám sát, cũng cần phối hợp với tổ chức giám sát và hỗ trợ (監理支援機関) phụ trách giám sát và hỗ trợ việc tiếp nhận.

Nếu thay đổi lịch trình hoặc kế hoạch đào tạo, hãy kiểm tra có cần thực hiện thủ tục thay đổi hay không. Nếu không rõ liệu chỉ cần học bù là có thể giải quyết được hay không, vui lòng xác nhận thêm với đầu mối phụ trách chế độ.

Trước khi kết thúc việc xử lý, các bên liên quan hãy xác nhận kết quả tham gia học, các vấn đề còn lại và ảnh hưởng đối với kế hoạch.

Khi có trường hợp vắng mặt, hãy kiểm tra riêng việc thiếu thời gian học và sự chậm trễ trong việc hiểu bài. Hãy phối hợp với cơ sở đào tạo về các điều kiện học bù và ghi lại cả kết quả thực hiện.

Tuy nhiên, cách tiến hành phù hợp sẽ khác nhau tùy theo loại hình đào tạo và tình hình học tập của người học. Hãy đưa ra quyết định sau khi cân nhắc cả ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc và thi cử.

Nếu chưa biết nên chuẩn bị thế nào cho trường hợp vắng mặt hoặc điều chỉnh kế hoạch học tập ra sao, vui lòng sắp xếp lại tình hình hiện tại và những vấn đề đang gặp phải rồi liên hệ để được tư vấn.