หากมีผู้ขาดเรียนในการเรียนภาษาญี่ปุ่นสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ ควรทำอย่างไร? อธิบายแนวทางจัดการเรียนชดเชยและความล่าช้าในการเรียน

ก่อนอื่น ให้ตรวจสอบว่าชั้นเรียนที่ขาดนั้นเป็นการอบรมในขั้นตอนใด

ประเด็น ① การแยกระหว่างช่วงก่อนเริ่มทำงานกับช่วงระหว่างทำงาน

A1 และ A2 เป็นตัวชี้วัดที่แสดงระดับความสามารถทางภาษาญี่ปุ่น เอกสารของกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการแบ่งการเรียนก่อนเริ่มทำงานและการเรียนจนถึงสิ้นสุดการทำงานออกจากกัน

ก่อนเริ่มทำงาน โดยหลักแล้วจำเป็นต้องสอบผ่านการทดสอบระดับเทียบเท่า A1 หรือเข้ารับการอบรมที่เทียบเท่า การอบรมที่มีเป้าหมายระดับ A2 เป็นการอบรมเพื่อให้บรรลุความสามารถทางภาษาญี่ปุ่นที่เป็นเป้าหมายของการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ (育成就労)

ตามเอกสารที่กระทรวงดังกล่าวเผยแพร่ การอบรมทั้ง 2 ประเภทมีระยะเวลาประเภทละอย่างน้อย 100 ชั่วโมง สำหรับการอบรมที่เกี่ยวข้อง ควรตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงและวิธีดำเนินการ

ประเด็น ② การตรวจสอบการอบรมที่บุคคลนั้นจำเป็นต้องเข้ารับ

การปฏิบัติต่อการอบรมที่เกี่ยวข้องจะแตกต่างกันไป เช่น ในกรณีที่สอบผ่านล่วงหน้าแล้ว ในบางสาขาอาจมีการกำหนดระดับภาษาญี่ปุ่นที่สูงกว่า

ควรแยกตรวจสอบข้อกำหนดของการอบรมภาษาญี่ปุ่นและข้อกำหนดของการอบรมหลังเข้าประเทศ (入国後講習) ทั้งหมดการสอบผ่านการทดสอบภาษาญี่ปุ่นเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าไม่จำเป็นต้องเข้ารับการอบรมหลังเข้าประเทศทั้งหมด

สำหรับองค์ประกอบโดยรวมของการอบรม สามารถดูคำอธิบายเกี่ยวกับการอบรมหลังเข้าประเทศสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะประกอบได้ ภายในบริษัท ควรตรวจสอบเทียบกับแผนที่ใช้กับบุคคลนั้น

การดำเนินการกรณีขาดเรียนควรเริ่มจากการตรวจสอบประเภทของการอบรมและข้อกำหนดที่ใช้กับบุคคลนั้น

เมื่อมีการขาดเรียน ให้ตรวจสอบสถานการณ์ของผู้เรียนและประวัติการเข้าเรียน และประสานข้อมูลให้ตรงกับสถาบันฝึกอบรม

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบเหตุผลที่ขาดเรียนและสถานะการเข้าร่วม

ควรสอบถามผู้เรียนเกี่ยวกับสาเหตุต่าง ๆ เช่น สุขภาพ การทำงาน หรือสภาพแวดล้อมในการสื่อสาร ก่อนอื่น สิ่งสำคัญคือต้องทราบสาเหตุที่อาจเป็นอุปสรรคต่อการเข้าเรียนครั้งถัดไป

ในการเรียนออนไลน์ แม้จะเชื่อมต่อได้ แต่บางครั้งอาจไม่สามารถเข้าร่วมต่อเนื่องได้ ควรตรวจสอบบันทึกของผู้สอนด้วย และสรุปขอบเขตที่ได้เข้าร่วมจริง

• วันและเวลา：ตรวจสอบวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ของชั้นเรียนที่ขาด
• สถานะการเข้าร่วม：สรุปข้อมูลการมาสาย การออกก่อนเวลา และการเชื่อมต่อที่ขาดช่วงด้วย
• เนื้อหาการเรียน：ตรวจสอบหน่วยการเรียนหรือกิจกรรมที่ไม่ได้เข้าร่วม
• แนวโน้มในการกลับมาเรียน：ปรึกษากับผู้เรียนเกี่ยวกับเงื่อนไขที่จะทำให้สามารถเข้าร่วมครั้งถัดไปได้

ขั้นตอนที่ 2 สรุปชั่วโมงเรียนที่ขาดและระดับความเข้าใจ

ควรแยกการขาดชั่วโมงเรียนออกจากการขาดความเข้าใจในเนื้อหาการเรียนแม้จะเข้าเรียน แต่ก็อาจไม่เข้าใจเนื้อหาได้

ควรสอบถามสถาบันฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีนับชั่วโมง และให้ผู้สอนตรวจสอบระดับความเข้าใจ อย่าด่วนตัดสินโดยพิจารณาเพียงการขาดเรียน แต่ควรกำหนดการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับผู้เรียนให้ชัดเจน

ในวันนั้น ควรรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุของการขาดเรียน ประวัติการเข้าร่วม และเนื้อหาการเรียน

ชั้นเรียนชดเชยคือชั้นเรียนที่จัดขึ้นเพื่อชดเชยการเรียนรู้ที่ขาดไปเนื่องจากการขาดเรียนหรือเหตุอื่น ๆ ในการจัดชั้นเรียนดังกล่าว ต้องตรวจสอบเงื่อนไขที่จะทำให้ถือเป็นการฝึกอบรมตามระบบได้ด้วย

ข้อควรระวัง 1 อย่าใช้เพียงการรับชมวิดีโอที่บันทึกไว้

ตามเอกสารของกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ การฝึกอบรมออนไลน์ต้องสามารถสื่อสารโต้ตอบกันได้แบบเรียลไทม์ เป็นต้น ซึ่งหมายถึงรูปแบบที่ผู้สอนและผู้เข้ารับการอบรมสามารถสนทนากันได้ในขณะนั้น

โปรดอย่านับการรับชมวิดีโอที่บันทึกไว้หรือการเรียนรู้ด้วยตนเองเป็นชั่วโมงการฝึกอบรมที่กำหนดโดยตรงแม้จะใช้เพื่อทบทวนบทเรียน ก็ควรตรวจสอบแยกต่างหากว่าจะสามารถนับเป็นชั่วโมงการฝึกอบรมได้หรือไม่

ขั้นตอน 2 ตรวจสอบเงื่อนไขของชั้นเรียนชดเชยเป็นลายลักษณ์อักษร

จากเอกสารทางการที่ตรวจสอบในครั้งนี้ ไม่พบการกำหนดอัตราการขาดเรียนที่ยอมรับได้หรือวิธีจัดชั้นเรียนชดเชยที่ใช้เหมือนกันทั้งหมด สำหรับแนวทางปฏิบัติโดยละเอียด ควรตรวจสอบโดยเปรียบเทียบข้อกำหนดที่ใช้บังคับกับแนวทางการดำเนินงานของสถาบันฝึกอบรม

• เนื้อหา：ตรวจสอบว่าจะใช้ชั้นเรียนใดชดเชยหน่วยการเรียนที่ขาดไป
• ผู้รับผิดชอบและวิธีการ：ตรวจสอบว่าผู้สอนและรูปแบบการเรียนการสอนเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่
• การนับเวลา：ตรวจสอบว่าชั่วโมงส่วนใดของชั้นเรียนชดเชยสามารถนับรวมได้
• บันทึกการจัดการเรียนการสอน：ตรวจสอบว่าจะใช้อะไรเป็นหลักฐานยืนยันวันเวลาและเนื้อหาที่เข้ารับการอบรม
• ค่าใช้จ่ายและกำหนดการ：ตรวจสอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและกำหนดเวลาสำหรับการเรียนชดเชย

กระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการกำหนดให้บริษัทผู้รับแรงงานและหน่วยงานอื่น ๆ จัดให้มีมาตรการเพื่อให้เข้ารับการอบรม รวมถึงการรับผิดชอบค่าใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายของชั้นเรียนชดเชย ก็ควรให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบร่วมกันโดยไม่ตั้งสมมติฐานว่าผู้เข้ารับการอบรมจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายเอง

ควรจัดชั้นเรียนชดเชยหลังจากตรวจสอบเนื้อหา เงื่อนไขการจัดการเรียนการสอน การนับเวลา และค่าใช้จ่ายแล้ว

สำหรับความล่าช้าในการเรียนรู้ ขอแนะนำให้ดำเนินการโดยพิจารณาทั้งระดับความเข้าใจและสภาพแวดล้อมในการเข้าเรียน

ขั้นตอนที่ ① จำกัดขอบเขตเนื้อหาที่เป็นอุปสรรค

ควรให้ผู้สอนตรวจสอบความเข้าใจผ่านการสนทนาและแบบฝึกหัด ตัวอย่างเช่น ให้จัดระเบียบว่าเกิดปัญหาตรงส่วนใดระหว่างการฟังคำสั่ง การถามคำถาม และการอ่านข้อความ

ควรปรับเนื้อหาการเรียนรู้ที่เพิ่มเข้ามาให้ตรงกับเนื้อหาที่本人มีปัญหาไม่ควรเพียงมอบเนื้อหาทั้งหมดในส่วนที่ขาดเรียน แต่ควรกำหนดเนื้อหาที่ต้องให้ความสำคัญร่วมกับผู้สอน

ขั้นตอนที่ ② ปรับตารางการทำงานและตารางการเรียนรู้

หากเวลาเรียนทับซ้อนกับเวลาทำงานอย่างต่อเนื่อง ควรทบทวนวันเวลาเรียนและตารางการทำงาน รวมถึงการสื่อสารและสถานที่เรียนรู้ เพื่อจัดเงื่อนไขที่ทำให้สามารถเข้าร่วมได้อย่างต่อเนื่อง

กระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการให้คำแนะนำว่า นอกเหนือจากการฝึกอบรมที่กำหนดแล้ว การเรียนรู้ด้วยตนเองก็มีความสำคัญเช่นกัน ควรเลือกสื่อการเรียนสำหรับทบทวนร่วมกับผู้สอน และแจ้งขอบเขตที่จะเรียนอย่างชัดเจน

ในการจัดทำแผนใหม่ สามารถใช้อ้างอิงจากคำอธิบายเกี่ยวกับการเรียนภาษาญี่ปุ่นอย่างต่อเนื่องในสถานที่ทำงานได้เช่นกัน หลังจากทบทวนแผนแล้ว ควรกำหนดช่วงเวลาที่จะตรวจสอบระดับความเข้าใจครั้งถัดไปไว้ด้วย

สำหรับความล่าช้าของความคืบหน้า ควรผสมผสานการสนับสนุนเนื้อหาที่ไม่ถนัดกับการปรับสภาพแวดล้อมในการเข้าเรียน

เพื่อให้สามารถดำเนินการรับมือต่อไปได้ ควรกำหนดข้อมูลที่จะบันทึกและหน่วยงานที่จะปรึกษาไว้ล่วงหน้า

ประเด็น 1 บันทึกกำหนดการและผลการดำเนินงานแยกจากกัน

ในที่นี้ ขอเสนอให้บันทึกตั้งแต่การขาดเรียนจนถึงการเรียนชดเชยเสร็จสิ้นเพื่อเป็นตัวอย่างการบริหารจัดการภายในบริษัทในทางปฏิบัติ โปรดตรวจสอบสมุดบัญชีและแบบฟอร์มที่ต้องยื่นตามกฎหมายแยกต่างหาก

• กำหนดการเดิม：บันทึกวันเวลาและเนื้อหาของชั้นเรียนที่กำหนดไว้
• ผลการเข้ารับการอบรม：บันทึกวันเวลาและจำนวนชั่วโมงที่เข้าร่วมจริง
• รายละเอียดการดำเนินการ：บันทึกกำหนดการเรียนชดเชย ผู้รับผิดชอบ และผลการดำเนินการ
• ผลการตรวจสอบ：บันทึกระดับความเข้าใจที่ผู้สอนตรวจสอบแล้วและหัวข้อที่ต้องดำเนินการต่อไป

ควรบริหารจัดการการเรียนชดเชยโดยแยกระหว่างขั้นตอนที่จองไว้กับขั้นตอนที่เข้ารับการเรียนจริงตรวจสอบเทียบกับบันทึกของสถาบันฝึกอบรม และตรวจสอบรายการที่ยังไม่ได้ดำเนินการ

ข้อควรระวัง 2 แจ้งผลกระทบต่อกำหนดการตั้งแต่เนิ่น ๆ

หากมีแนวโน้มว่าจะส่งผลกระทบต่อกำหนดการเริ่มทำงานหรือการสอบ ควรแจ้งให้สถาบันฝึกอบรมและผู้รับผิดชอบด้านการรับเข้าทราบ สำหรับรูปแบบที่มีการกำกับดูแล ต้องประสานงานกับองค์กรกำกับดูแลและสนับสนุน (監理支援機関)ซึ่งทำหน้าที่กำกับดูแลและสนับสนุนการรับเข้าด้วย

หากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการหรือแผนการฝึกอบรม ควรตรวจสอบว่าจำเป็นต้องดำเนินขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หากไม่แน่ใจว่าสามารถแก้ไขได้ด้วยการเรียนชดเชยเพียงอย่างเดียวหรือไม่ โปรดสอบถามหน่วยงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับระบบนี้ด้วย

ก่อนสิ้นสุดการดำเนินการ ผู้เกี่ยวข้องควรร่วมกันตรวจสอบผลการเข้ารับการอบรม หัวข้อที่ยังคงเหลืออยู่ และผลกระทบต่อแผน

เมื่อมีการขาดเรียน ให้ตรวจสอบแยกกันระหว่างชั่วโมงเรียนที่ไม่ครบกับความล่าช้าในการทำความเข้าใจ ประสานเงื่อนไขการเรียนชดเชยกับหน่วยงานที่จัดการอบรม และบันทึกผลการดำเนินการด้วย

อย่างไรก็ตาม วิธีดำเนินการที่เหมาะสมจะแตกต่างกันตามประเภทของการอบรมและสถานะการเรียนรู้ของบุคคลนั้น ควรพิจารณารวมถึงผลกระทบต่อกำหนดการทำงานและการสอบด้วย

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับการเตรียมรับมือกรณีขาดเรียนหรือการทบทวนแผนการเรียน โปรดจัดระเบียบสถานการณ์ปัจจุบันและประเด็นที่กำลังประสบปัญหา แล้วปรึกษาเรา