Quais são as obrigações de manter registos e apresentar relatórios no Emprego para Desenvolvimento de Competências? Explicação sobre como preencher o diário e o livro de gestão

Primeiro, vamos confirmar os tipos de registos que a empresa de acolhimento deve manter. Vamos também compreender a diferença em relação aos documentos elaborados pela Organização de Supervisão e Apoio.

Ponto 1: Organizar os registos da empresa de acolhimento

A entidade executora do Emprego para Desenvolvimento de Competências (育成就労実施者) refere-se a uma empresa de acolhimento ou outra entidade que proporciona o Emprego para Desenvolvimento de Competências. O artigo 39 do regulamento de aplicação estabelece os seguintes livros e documentos.

• Registo de gestão dos trabalhadores estrangeiros: documento utilizado para gerir as informações pessoais e as condições de emprego do trabalhador.
• Registo de gestão relativo ao estado de execução do plano: documento utilizado para verificar se o plano aprovado está a ser executado.
• Diário do Emprego para Desenvolvimento de Competências: documento onde se registam as tarefas efetivamente realizadas e as orientações prestadas.
• Registo da realização da formação: registo da formação antes da entrada no Japão e da formação após a entrada no Japão (入国後講習), que deve ser mantido pelas entidades executoras do modelo individual.
• Documentos específicos do setor: são necessários quando forem adicionalmente especificados por um aviso oficial relativo ao setor abrangido.

Nos registos utilizados para gerir as informações pessoais do trabalhador, devem ser incluídas informações sobre o estatuto de residência e sobre a aprovação do plano, entre outras. Também são incluídos o currículo, o contrato de trabalho e os documentos que indiquem as condições de trabalho.

Ponto 2: Distinguir as responsabilidades da empresa e da organização

A Organização de Supervisão e Apoio é uma organização que realiza auditorias às empresas de acolhimento e presta apoio aos trabalhadores estrangeiros. Nos termos do artigo 70 do regulamento de aplicação, deve manter registos separados dos registos da empresa.

Estes incluem o registo de gestão das despesas de supervisão e apoio, bem como os registos das consultas recebidas e das medidas tomadas. Mesmo que os documentos sejam partilhados com a organização, a empresa continua a ter a obrigação de manter os seus próprios registos.

Este artigo explica principalmente os registos básicos das empresas de acolhimento que contratam diretamente os trabalhadores. No caso de modalidades como o trabalho temporário, confirme também a distribuição de funções indicada nas diretrizes operacionais.

Pode confirmar a posição deste sistema na explicação básica do Sistema de Emprego para Desenvolvimento de Competências (育成就労制度).

Ao preparar os registos, comece por organizar os tipos de documentos e a entidade responsável pela sua elaboração.

O diário é um documento que regista o trabalho realizado e o conteúdo da orientação prestada. Vamos verificar a ordem de preenchimento de acordo com o modelo oficial de referência.

Passo ① Verificar os dados da pessoa abrangida e do plano

O Modelo de Referência n.º 4-3 contém uma lista anexa que identifica as pessoas abrangidas. Preencha dados como o nome do estrangeiro e o período do Emprego para Desenvolvimento de Competências.

As notas do modelo indicam que, quando o período do Emprego para Desenvolvimento de Competências ou o trabalho a realizar forem diferentes, os diários devem ser separados.

Na coluna à direita da coluna do trabalho, indique o número da secção correspondente no plano de implementação do Emprego para Desenvolvimento de Competências. As diretrizes operacionais também exigem que a situação de execução dos trabalhos obrigatórios seja registada de forma concreta.

Passo ② Registar concretamente o trabalho e a orientação

Os principais campos do diário são data, trabalho, conteúdo da orientação e nome do orientador. O exemplo seguinte é fictício e aplica-se quando o trabalho em questão está incluído no plano aprovado.

Registos que dizem apenas “trabalho habitual” ou “orientação concluída” dificultam a revisão posterior do conteúdo. Faça um registo que permita compreender o que foi feito e o que foi ensinado.

Passo ③ Confirmar e registar o que foi efetivamente realizado

A equipa editorial recomenda preencher o diário enquanto ainda se lembra do conteúdo da orientação. Não copie simplesmente o que estava planeado; registe o que foi efetivamente realizado.

O modelo também contém campos para o nome da pessoa ou entidade responsável pela implementação e o nome da pessoa responsável. Verifique se não há campos por preencher e guarde o diário juntamente com o livro de registo.

Preencha o diário de modo que os itens do plano aprovado correspondam ao trabalho e à orientação efetivamente realizados.

O estado de execução refere-se à situação em que as atividades estão a ser realizadas de acordo com o plano. Cada item do registo de gestão é verificado utilizando o diário e outros registos.

Passo ① Compreender os itens de verificação mensal

O Formulário de Referência n.º 4-2 contém campos para preencher o ano e o mês em questão. Os principais itens de verificação estão divididos da seguinte forma.

• Execução do plano: verifica-se a conservação da notificação de certificação e o estado de execução de acordo com o plano.
• Formação após a entrada no Japão: verifica-se a participação na formação e se houve ou não realização de trabalho durante o período de formação.
• Aquisição de competências e da língua japonesa: verifica-se o nível de aquisição e a aprovação nos exames previstos no plano.
• Acidentes e cumprimento da legislação: verificam-se os acidentes de trabalho e outros acidentes, bem como o cumprimento da legislação laboral.
• Condições de vida: verificam-se o comportamento na vida quotidiana, o estado de saúde e a existência ou não de infrações disciplinares ou problemas.

Passo ② Avaliar com base nos registos

A equipa editorial recomenda comparar o diário, os registos de participação na formação e os registos de entrevistas. Evite selecionar opções como “bom” com base apenas em impressões.

Quanto ao estado de aprendizagem da língua japonesa, os pontos de verificação do formulário são a comunicação durante a orientação e a aprovação nos exames. Verifique não apenas os exames, mas também o desempenho no local de trabalho.

Passo ③ Registar os problemas no campo de observações especiais

O formulário de referência contém um campo de observações especiais para quando tiver ocorrido algum problema. Registe o item correspondente e os factos confirmados.

Por exemplo, pode registar: “Foi necessário explicar novamente as instruções de segurança para que fossem compreendidas.” Este é um exemplo fictício de preenchimento criado pela equipa editorial.

Será mais fácil fazer a verificação se o registo permitir acompanhar o conteúdo do problema e as medidas tomadas posteriormente. Também recomendamos incluir a data em que as medidas foram tomadas e o resultado da nova verificação.

O formulário contém um campo para confirmar que as informações registadas correspondem aos factos. Defina previamente um procedimento interno que permita ao responsável fazer essa confirmação.

Utilize o registo de gestão como um documento para verificar o estado de execução do plano com base no diário e noutros registos comprovativos.

Depois de criar os registos, organize o local de conservação e a forma de os consultar. Confirme o ponto de início do período de conservação e as condições para a conservação eletrónica.

Atenção ① Conservar a partir da data de conclusão

O Artigo 39 do Regulamento de Execução e as diretrizes operacionais determinam a conservação durante 1 ano após a conclusão do Emprego para Desenvolvimento de Competências (育成就労). Este é o procedimento confirmado em outubro de 2026.

O ponto de início é a data em que terminou o Emprego para Desenvolvimento de Competências que serve de base ao livro de registo. O período não é contado a partir da data em que o diário foi criado.

O livro de registo deve ser mantido no estabelecimento onde o Emprego para Desenvolvimento de Competências é realizado. É necessário mantê-lo em condições de ser apresentado durante uma inspeção.

Atenção ② Na conservação eletrónica, confirme também a possibilidade de impressão

As diretrizes operacionais também permitem a criação e conservação dos livros de registo em formato eletrónico. Também indicam o método de digitalizar documentos em papel com um scanner e conservá-los.

Na conservação eletrónica, é necessário que os dados possam ser imediatamente apresentados de forma clara e convertidos num documento escrito. Confirme não apenas se podem ser conservados, mas também se podem ser consultados e impressos no estabelecimento.

Ponto ③ Gerir a conservação por tipo de documento

As diretrizes operacionais também abrangem documentos laborais, como o livro de registo de salários. Para os documentos sujeitos à obrigação de conservação ao abrigo de outras leis e regulamentos, confirme também as respetivas disposições.

Dentro da organização, recomenda-se criar uma lista com o nome do documento, a pessoa abrangida, a data de conclusão e o prazo de conservação. Defina também os responsáveis autorizados a consultá-los e o método de transmissão das responsabilidades.

Para a conservação, organize em conjunto a gestão dos prazos com base na data de conclusão e a manutenção dos documentos em condições de serem apresentados quando necessário.

No relatório anual, distingue-se entre o relatório da empresa sobre o estado de implementação e o relatório de atividades da organização. As informações são organizadas de acordo com o regulamento de execução e as diretrizes operacionais em vigor em outubro de 2026.

Passo ① Preparar o relatório anual da empresa

A empresa recetora deve preparar, uma vez por cada ano fiscal, um relatório sobre o estado de implementação. O formulário utilizado é o Formulário Ministerial n.º 14.

O ano fiscal abrangido pelo relatório decorre de 1 de abril a 31 de março do ano seguinte. O artigo 1 do regulamento de execução estabelece este período como o ano fiscal do programa de Emprego para Desenvolvimento de Competências.

De acordo com as diretrizes operacionais, o período de apresentação é de 1 de abril a 31 de maio do ano fiscal seguinte. O relatório deve ser apresentado à divisão de certificação do escritório regional ou da delegação da Organização.

As empresas do tipo supervisionado devem prepará-lo com base nas orientações da Organização de Supervisão e Apoio. Se não tiverem recebido trabalhadores durante o período abrangido pelo relatório, não precisam de apresentar o relatório da empresa.

Ponto de atenção ② Gerir separadamente os relatórios da organização

A Organização de Supervisão e Apoio deve preparar um relatório de atividades para cada estabelecimento. Deve anexar os documentos necessários ao Formulário Ministerial n.º 24 e apresentá-los à divisão de análise da sede da Organização.

O prazo de apresentação é 31 de maio do ano fiscal seguinte do programa de Emprego para Desenvolvimento de Competências. As diretrizes operacionais determinam que uma organização autorizada durante o ano fiscal abrangido deve apresentar o relatório mesmo que não tenha recebido trabalhadores.

Além disso, quando for realizada uma auditoria, deve ser preparado o relatório de auditoria no Formulário Ministerial n.º 23. Por lei, é necessário apresentar o relatório sem demora após a conclusão da auditoria.

As diretrizes operacionais determinam que a apresentação seja feita dentro de 2 meses após a conclusão da auditoria. O relatório deve ser apresentado à divisão de orientação do escritório regional ou da delegação da Organização com jurisdição sobre a empresa auditada.

Para compreender a função da organização, consulte também o artigo explicativo sobre a Organização de Supervisão e Apoio.

Passo ③ Estabelecer uma verificação interna antes da apresentação

Faça uma gestão integrada dos registos diários, das verificações mensais e do relatório anual. O procedimento seguinte é um exemplo de operação interna proposto pela equipa editorial.

• Verificação do diário: o responsável no local verifica se há omissões no registo das atividades e do conteúdo das orientações.
• Comparação com o livro de registo de gestão: o responsável verifica o estado de implementação do plano e o diário.
• Preparação do relatório: o responsável pelos recursos humanos verifica os dados exigidos no formulário e os documentos anexos.
• Conservação do registo de apresentação: guarde uma cópia dos documentos apresentados e a data de apresentação.

Para evitar a omissão de relatórios, faça uma gestão separada da entidade responsável pela apresentação, do formulário, do prazo e do local de apresentação.

Os livros de registo do Emprego para Desenvolvimento de Competências são registos destinados a verificar o trabalho e a orientação diários, bem como o estado de execução do plano. Distinga os relatórios da empresa dos relatórios da Organização de Supervisão e Apoio e faça a gestão desde a conservação até à apresentação.

No entanto, a forma de acolhimento, o setor e a estrutura interna de responsáveis determinam qual é o procedimento mais adequado. Verifique o plano aprovado e os modelos oficiais mais recentes e defina procedimentos adequados ao trabalho prático.

Se tiver dúvidas sobre a preparação do ensino da língua japonesa, consulte-nos sobre a situação dos participantes e a forma de realizar a formação.