หน้าที่ในการจัดทำสมุดบัญชีและรายงานสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะคืออะไร? อธิบายวิธีเขียนบันทึกประจำวันและทะเบียนควบคุม

ก่อนอื่น มาตรวจสอบประเภทของสมุดบันทึกที่บริษัทผู้รับเข้าทำงานต้องจัดเตรียม และทำความเข้าใจความแตกต่างจากเอกสารที่องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุนจัดทำ

ประเด็นที่ ① จัดหมวดหมู่สมุดบันทึกของบริษัทผู้รับเข้าทำงาน

ผู้ดำเนินการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ (育成就労実施者) หมายถึงบริษัทผู้รับเข้าทำงานและหน่วยงานอื่นที่ให้ชาวต่างชาติเข้าร่วมการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ ข้อ 39 ของกฎกระทรวงกำหนดสมุดบันทึกและเอกสารดังต่อไปนี้

• ทะเบียนควบคุมชาวต่างชาติ：เป็นเอกสารสำหรับจัดการข้อมูลส่วนบุคคล เงื่อนไขการจ้างงาน และข้อมูลอื่น ๆ ของชาวต่างชาติ
• ทะเบียนควบคุมสถานะการดำเนินการตามแผน：เป็นเอกสารสำหรับตรวจสอบว่าสามารถดำเนินการตามแผนที่ได้รับการรับรองได้หรือไม่
• บันทึกประจำวันการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ：เป็นเอกสารสำหรับบันทึกงานที่ได้ปฏิบัติจริงและเนื้อหาที่ได้ให้คำแนะนำ
• บันทึกการจัดอบรม：เป็นบันทึกการอบรมก่อนเข้าประเทศและการอบรมหลังเข้าประเทศ (入国後講習) ที่ผู้ดำเนินการแบบอิสระต้องจัดเตรียม
• เอกสารเฉพาะสาขา：จำเป็นในกรณีที่ประกาศของสาขาที่เกี่ยวข้องกำหนดเอกสารเพิ่มเติม

ในสมุดบันทึกสำหรับจัดการข้อมูลส่วนบุคคล จะต้องระบุข้อมูลสถานภาพการพำนักและข้อมูลการรับรองแผน เป็นต้น รวมถึงประวัติส่วนตัว สัญญาจ้างงาน และเอกสารที่แสดงเงื่อนไขการจ้างงานด้วย

ประเด็นที่ ② แยกความรับผิดชอบของบริษัทและองค์กรให้ชัดเจน

องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุนเป็นองค์กรที่ดำเนินการตรวจสอบบริษัทผู้รับเข้าทำงานและให้ความช่วยเหลือแก่ชาวต่างชาติ ตามข้อ 70 ของกฎกระทรวง องค์กรดังกล่าวต้องจัดเตรียมสมุดบันทึกแยกต่างหากจากบริษัท

เอกสารที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ทะเบียนควบคุมค่าใช้จ่ายในการกำกับดูแลและสนับสนุน ตลอดจนบันทึกเนื้อหาการปรึกษาและการดำเนินการตอบสนอง แม้จะแชร์เอกสารกับองค์กรแล้ว บริษัทก็ยังคงมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมสมุดบันทึก

บทความนี้จะอธิบายโดยเน้นบันทึกพื้นฐานของบริษัทผู้รับเข้าทำงานที่จ้างงานโดยตรง สำหรับรูปแบบการจัดส่งแรงงานและรูปแบบอื่น ๆ โปรดตรวจสอบการแบ่งหน้าที่ในแนวทางการดำเนินงานด้วย

สามารถตรวจสอบสถานะและบทบาทของระบบได้จากคำอธิบายพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ (育成就労制度)

เมื่อเตรียมสมุดบันทึก ให้จัดหมวดหมู่ประเภทของเอกสารและผู้มีหน้าที่จัดทำให้ชัดเจนตั้งแต่แรก

สมุดบันทึกเป็นเอกสารสำหรับบันทึกงานที่ดำเนินการและเนื้อหาการสอนงาน ต่อไปนี้จะอธิบายลำดับการกรอกตามแบบอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

ขั้นตอน 1 ตรวจสอบรายการเกี่ยวกับบุคคลเป้าหมายและแผน

แบบอ้างอิงหมายเลข 4-3 มีตารางรายชื่อในเอกสารแนบที่ระบุบุคคลเป้าหมาย ให้กรอกชื่อของชาวต่างชาติ ระยะเวลาการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ และข้อมูลอื่น ๆ

หมายเหตุในแบบฟอร์มระบุว่า หากระยะเวลาการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะหรืองานที่จะให้ทำ เป็นต้น แตกต่างกัน ให้แยกสมุดบันทึก

ในช่องด้านขวาของช่องงาน ให้กรอกหมายเลขของช่องเนื้อหาในแผนดำเนินการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ แนวทางการดำเนินงานยังกำหนดให้บันทึกสถานะการดำเนินงานที่จำเป็นอย่างเป็นรูปธรรมด้วย

ขั้นตอน 2 กรอกรายละเอียดงานและการสอนงานอย่างเป็นรูปธรรม

ช่องหลักที่ต้องกรอกในสมุดบันทึก ได้แก่ วันที่ งาน เนื้อหาการสอนงาน และชื่อผู้สอนงาน ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติในกรณีที่งานดังกล่าวรวมอยู่ในแผนที่ได้รับการรับรอง

หากเขียนเพียงว่า “งานตามปกติ” หรือ “สอนงานแล้ว” จะทำให้ทบทวนเนื้อหาได้ยาก ควรจัดทำเป็นบันทึกที่ทำให้ทราบว่าได้ทำอะไรและสอนอะไร

ขั้นตอน 3 ตรวจสอบและบันทึกผลการปฏิบัติงาน

กองบรรณาธิการแนะนำให้กรอกข้อมูลในขณะที่ยังจำเนื้อหาการสอนงานได้ อย่าคัดลอกกำหนดการมา 그대로 แต่ให้บันทึกเนื้อหาที่ดำเนินการจริง

ในแบบฟอร์มยังมีช่องสำหรับชื่อบุคคลหรือชื่อนิติบุคคลของผู้ดำเนินการ และชื่อผู้รับผิดชอบ ตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลตกหล่น และเก็บรักษาไว้พร้อมกับทะเบียนควบคุม

ควรเขียนสมุดบันทึกให้รายการในแผนที่ได้รับการรับรองสอดคล้องกับงานและการสอนงานที่ดำเนินการจริง

สถานะการปฏิบัติตามแผน หมายถึง สถานะที่สามารถดำเนินการได้ตามแผน โดยตรวจสอบแต่ละรายการในสมุดทะเบียนจากบันทึกต่าง ๆ เช่น บันทึกประจำวัน

ขั้นตอนที่ ① ทำความเข้าใจรายการตรวจสอบประจำเดือน

ในแบบฟอร์มอ้างอิงหมายเลข 4-2 มีช่องสำหรับกรอกปีและเดือนที่เป็น対象 รายการตรวจสอบหลักแบ่งออกดังต่อไปนี้

• การดำเนินการตามแผน：ตรวจสอบการเก็บรักษาหนังสือแจ้งการรับรองและสถานะการดำเนินการตามแผน
• การอบรมหลังเข้าประเทศ：ตรวจสอบสถานะการเข้ารับการอบรมและมีการปฏิบัติงานในช่วงระยะเวลาการอบรมหรือไม่
• การเรียนรู้ทักษะและภาษาญี่ปุ่น：ตรวจสอบระดับการเรียนรู้และสถานะการสอบผ่านตามแผน
• อุบัติเหตุและการปฏิบัติตามกฎหมาย：ตรวจสอบอุบัติเหตุ เช่น อุบัติเหตุจากการทำงาน และตรวจสอบว่าปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับแรงงานหรือไม่
• สภาพความเป็นอยู่：ตรวจสอบพฤติกรรมในการดำเนินชีวิต สภาพสุขภาพ และมีการฝ่าฝืนระเบียบหรือปัญหาเกิดขึ้นหรือไม่

ขั้นตอนที่ ② พิจารณาโดยอ้างอิงจากบันทึก

กองบรรณาธิการแนะนำให้ใช้วิธีตรวจสอบเปรียบเทียบบันทึกประจำวัน บันทึกการเข้ารับการอบรม และบันทึกการสัมภาษณ์ ไม่ควรเลือกคำว่า "ดี" เป็นต้น โดยอาศัยเพียงความรู้สึก

สำหรับสถานะการเรียนรู้ภาษาญี่ปุ่น จุดที่ต้องตรวจสอบในแบบฟอร์มคือการสื่อสารระหว่างการสอนและสถานะการสอบผ่าน นอกจากผลการสอบแล้ว ให้ตรวจสอบสภาพการปฏิบัติงาน ณ สถานที่ทำงานด้วย

ขั้นตอนที่ ③ บันทึกปัญหาในช่องหมายเหตุพิเศษ

ในแบบฟอร์มอ้างอิงมีช่องหมายเหตุพิเศษสำหรับกรณีที่มีปัญหา ให้ระบุรายการที่เกี่ยวข้องและข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบแล้ว

ตัวอย่างเช่น บันทึกว่า "จำเป็นต้องอธิบายซ้ำในการฟังคำแนะนำด้านความปลอดภัย" นี่คือตัวอย่างข้อความสมมติที่กองบรรณาธิการจัดทำขึ้น

หากจัดทำเป็นบันทึกที่สามารถติดตามเนื้อหาของปัญหาและการดำเนินการภายหลังได้ ก็จะตรวจสอบได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังแนะนำให้ระบุวันที่ดำเนินการและผลการตรวจสอบซ้ำด้วย

ในแบบฟอร์มมีช่องยืนยันว่าเนื้อหาที่บันทึกไม่แตกต่างจากข้อเท็จจริง ควรกำหนดขั้นตอนภายในองค์กรที่ผู้รับผิดชอบสามารถตรวจสอบได้ไว้ล่วงหน้า

ควรใช้สมุดทะเบียนเป็นเอกสารสำหรับตรวจสอบสถานะการดำเนินการตามแผนโดยอ้างอิงจากหลักฐาน เช่น บันทึกประจำวัน

หลังจากจัดทำบันทึกแล้ว ให้จัดเตรียมสถานที่เก็บรักษาและวิธีการเรียกดูให้พร้อม โปรดตรวจสอบวันเริ่มนับระยะเวลาเก็บรักษาและเงื่อนไขการเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ข้อควรระวัง ① เก็บรักษาโดยเริ่มนับจากวันที่สิ้นสุด

ข้อ 39 ของกฎกระทรวงที่ใช้บังคับและแนวทางการดำเนินงานกำหนดให้เก็บรักษาเป็นเวลา 1 ปีหลังสิ้นสุดการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ตรวจสอบ ณ เดือน 10 ปี 2026

วันเริ่มนับคือวันที่การจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานของสมุดบันทึกสิ้นสุดลง ไม่ได้เริ่มนับจากวันที่จัดทำบันทึกประจำวัน

ให้เก็บสมุดบันทึกไว้ที่สถานประกอบการที่ให้มีการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ โดยต้องอยู่ในสภาพที่สามารถนำมาแสดงได้เมื่อมีการตรวจสอบ

ข้อควรระวัง ② สำหรับการเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้ตรวจสอบจนถึงขั้นตอนการส่งออกข้อมูล

แนวทางการดำเนินงานยังอนุญาตให้จัดทำและเก็บรักษาสมุดบันทึกในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และยังระบุวิธีสแกนเอกสารกระดาษแล้วเก็บรักษาไว้ด้วย

ในการเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องอยู่ในสภาพที่สามารถแสดงผลได้อย่างชัดเจนและจัดทำเป็นเอกสารได้ทันที นอกจากจะต้องเก็บรักษาได้แล้ว ควรตรวจสอบว่าสามารถตรวจดูและส่งออกข้อมูลที่สถานประกอบการได้หรือไม่

ประเด็นสำคัญ ③ จัดการการเก็บรักษาแยกตามประเภทเอกสาร

แนวทางการดำเนินงานครอบคลุมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน เช่น บัญชีค่าจ้างด้วย สำหรับเอกสารที่มีหน้าที่ต้องเก็บรักษาตามกฎหมายอื่น โปรดตรวจสอบข้อกำหนดเหล่านั้นด้วย

ภายในบริษัท ขอแนะนำให้จัดทำรายการชื่อเอกสาร บุคคลที่เกี่ยวข้อง วันที่สิ้นสุด และกำหนดสิ้นสุดการเก็บรักษา และควรกำหนดผู้รับผิดชอบที่สามารถเข้าดูได้ รวมถึงวิธีการส่งมอบงานไว้ล่วงหน้าด้วย

ในการเก็บรักษา ควรจัดให้มีทั้งการบริหารกำหนดเวลาตามวันที่สิ้นสุด และสภาพที่สามารถนำมาแสดงได้เมื่อจำเป็นควบคู่กัน

ในการรายงานประจำปี จะแยกรายงานสถานะการดำเนินงานของบริษัทและรายงานการดำเนินกิจการขององค์กรออกจากกัน โดยเนื้อหานี้จัดทำตามกฎกระทรวงและแนวทางการดำเนินงาน ณ เดือน10 ปี2026

ขั้นตอน① เตรียมรายงานประจำปีของบริษัท

บริษัทผู้รับต้องจัดทำรายงานสถานะการดำเนินงานปีละ1ครั้งในทุกปีงบประมาณ โดยใช้แบบฟอร์มตามกฎกระทรวง ฉบับที่14

ปีงบประมาณที่ต้องรายงานคือตั้งแต่วันที่1 เดือน4 ถึงวันที่31 เดือน3 ของปีถัดไป กฎกระทรวงข้อ1 กำหนดให้ช่วงเวลานี้เป็นปีงบประมาณของกิจการการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะ (育成就労)

ระยะเวลายื่นตามแนวทางการดำเนินงานคือตั้งแต่วันที่1 เดือน4 ถึงวันที่31 เดือน5 ของปีงบประมาณถัดไป โดยยื่นต่อฝ่ายรับรองของสำนักงานภูมิภาคหรือสำนักงานสาขาขององค์กร

บริษัทประเภทที่มีการกำกับดูแลต้องจัดทำตามคำแนะนำขององค์กรกำกับดูแลและสนับสนุน (監理支援機関) หากไม่มีการรับบุคคลเข้าทำงานในช่วงเวลาที่ต้องรายงาน บริษัทไม่จำเป็นต้องยื่นรายงาน

ข้อควรระวัง② จัดการรายงานขององค์กรแยกต่างหาก

องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุนต้องจัดทำรายงานการดำเนินกิจการสำหรับสถานประกอบการแต่ละแห่ง โดยแนบเอกสารที่จำเป็นกับแบบฟอร์มตามกฎกระทรวง ฉบับที่24 และยื่นต่อฝ่ายตรวจสอบของสำนักงานใหญ่ขององค์กร

กำหนดเวลายื่นคือวันที่31 เดือน5 ของปีงบประมาณกิจการการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะถัดไป แนวทางการดำเนินงานกำหนดให้องค์กรที่ได้รับอนุญาตภายในปีงบประมาณที่เป็น対象ต้องยื่นรายงาน แม้จะไม่มีการรับบุคคลเข้าทำงานก็ตาม

นอกจากนี้ หากมีการตรวจสอบ ต้องจัดทำรายงานการตรวจสอบตามแบบฟอร์มกฎกระทรวง ฉบับที่23 ตามกฎหมายจะต้องรายงานโดยไม่ชักช้าหลังการตรวจสอบเสร็จสิ้น

แนวทางการดำเนินงานกำหนดให้ยื่นภายใน2เดือนหลังการตรวจสอบเสร็จสิ้น โดยยื่นต่อฝ่ายกำกับดูแลของสำนักงานภูมิภาคหรือสำนักงานสาขาขององค์กรที่มีเขตอำนาจเหนือบริษัทที่ถูกตรวจสอบ

สำหรับบทบาทขององค์กร โปรดดูบทความอธิบายเกี่ยวกับองค์กรกำกับดูแลและสนับสนุนประกอบด้วย

ขั้นตอน③ กำหนดการตรวจสอบภายในบริษัทก่อนยื่น

ควรจัดการบันทึกประจำวัน การตรวจสอบรายเดือน และรายงานประจำปีให้เชื่อมโยงกัน ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการดำเนินงานภายในบริษัทที่กองบรรณาธิการเสนอ

• ตรวจสอบบันทึกประจำวัน：ผู้รับผิดชอบหน้างานตรวจสอบว่ามีการตกหล่นในการบันทึกเนื้อหางานและการให้คำแนะนำหรือไม่
• ตรวจสอบเทียบกับทะเบียนควบคุม：ผู้รับผิดชอบตรวจสอบสถานะการดำเนินงานตามแผนและบันทึกประจำวัน
• เตรียมรายงาน：ผู้รับผิดชอบฝ่ายบุคคลตรวจสอบรายการที่ต้องกรอกในแบบฟอร์มและเอกสารแนบ
• เก็บรักษาบันทึกการยื่น：เก็บสำเนาเอกสารที่ยื่นและวันที่ยื่นไว้

เพื่อป้องกันการตกหล่นในการรายงาน ควรแยกจัดการผู้มีหน้าที่ยื่น แบบฟอร์ม กำหนดเวลา และสถานที่ยื่น

สมุดบัญชีสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะเป็นบันทึกที่ใช้ตรวจสอบงานและการให้คำแนะนำในแต่ละวัน รวมถึงสถานะการดำเนินการตามแผน ควรแยกรายงานของบริษัทออกจากรายงานขององค์กรกำกับดูแลและสนับสนุน และจัดการตั้งแต่การเก็บรักษาไปจนถึงการยื่นเอกสาร

อย่างไรก็ตาม วิธีการรับ สาขางาน และระบบผู้รับผิดชอบภายในบริษัทที่แตกต่างกัน ทำให้แนวทางการดำเนินงานที่เหมาะสมแตกต่างกันไป โปรดตรวจสอบแผนที่ได้รับการรับรองและแบบฟอร์มทางการฉบับล่าสุด แล้วกำหนดขั้นตอนที่เหมาะกับการปฏิบัติงานจริง

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับการเตรียมการศึกษาภาษาญี่ปุ่น โปรดปรึกษาเราเกี่ยวกับสถานการณ์ของผู้เข้าเรียนและวิธีดำเนินการฝึกอบรม