Apa Itu Kewajiban Pembukuan dan Pelaporan dalam Pekerjaan Pengembangan Keterampilan? Penjelasan Cara Mengisi Jurnal dan Buku Register

Pertama, mari kita periksa jenis-jenis buku catatan yang harus disiapkan oleh perusahaan penerima. Pahami juga perbedaannya dengan dokumen yang dibuat oleh Organisasi Pengawas dan Pendukung.

Poin ①: Menata buku catatan perusahaan penerima

pelaksana Pekerjaan Pengembangan Keterampilan (育成就労実施者) adalah perusahaan penerima dan pihak lain yang mempekerjakan orang dalam Pekerjaan Pengembangan Keterampilan. Pasal 39 Peraturan Pelaksanaan menetapkan buku catatan dan dokumen berikut.

• Buku daftar pengelolaan orang asing: Dokumen untuk mengelola data pribadi, syarat kerja, dan hal lain dari orang yang bersangkutan.
• Buku daftar pengelolaan status pelaksanaan rencana: Dokumen untuk memeriksa apakah rencana yang telah disetujui dapat dilaksanakan.
• Jurnal Pekerjaan Pengembangan Keterampilan: Dokumen untuk mencatat pekerjaan yang benar-benar dilakukan dan isi bimbingan yang diberikan.
• Catatan pelaksanaan pelatihan: Catatan pelatihan sebelum masuk Jepang dan pelatihan setelah masuk Jepang (入国後講習) yang disiapkan oleh pelaksana tipe mandiri.
• Dokumen khusus bidang: Diperlukan apabila ditetapkan sebagai tambahan dalam pengumuman resmi untuk bidang yang bersangkutan.

Buku catatan untuk mengelola data orang yang bersangkutan memuat informasi izin tinggal, informasi persetujuan rencana, dan lain-lain. Daftar riwayat hidup, kontrak kerja, dan dokumen yang menunjukkan perlakuan kerja juga termasuk di dalamnya.

Poin ②: Membedakan tanggung jawab perusahaan dan organisasi

Organisasi Pengawas dan Pendukung adalah organisasi yang melakukan audit terhadap perusahaan penerima dan memberikan dukungan kepada orang asing. Berdasarkan Pasal 70 Peraturan Pelaksanaan, organisasi ini menyiapkan buku catatan sendiri, terpisah dari perusahaan.

Yang termasuk di antaranya adalah buku daftar pengelolaan biaya pengawasan dan dukungan, serta catatan isi konsultasi dan penanganannya. Meskipun dokumen telah dibagikan kepada organisasi, kewajiban buku catatan perusahaan tetap berlaku.

Artikel ini terutama menjelaskan catatan dasar perusahaan penerima yang mempekerjakan secara langsung. Untuk bentuk seperti penempatan melalui agen penyalur (dispatch), periksa juga pembagian peran dalam Pedoman Operasional.

Kedudukan sistem ini dapat Anda periksa di Penjelasan Dasar Sistem Pekerjaan Pengembangan Keterampilan (育成就労制度).

Saat menyiapkan buku catatan, tatalah terlebih dahulu jenis dokumen dan pihak yang membuatnya.

Jurnal adalah dokumen untuk mencatat pekerjaan yang dilaksanakan dan isi bimbingan. Di sini kita memeriksa urutan pengisiannya sesuai dengan formulir referensi resmi.

Langkah ① Periksa orang yang dicatat dan butir-butir rencana

Formulir Referensi No. 4-3 memiliki daftar pada lampiran terpisah yang menunjukkan orang yang dicatat. Di dalamnya diisi nama warga negara asing, masa Pekerjaan Pengembangan Keterampilan, dan lain-lain.

Catatan pada formulir menyebutkan bahwa jika masa Pekerjaan Pengembangan Keterampilan atau pekerjaan yang dilakukan berbeda, jurnal dibuat terpisah.

Di kolom kanan kolom pekerjaan, isi nomor kolom isi pada rencana pelaksanaan Pekerjaan Pengembangan Keterampilan. Pedoman operasional juga meminta agar pelaksanaan pekerjaan wajib dicatat secara konkret.

Langkah ② Isi pekerjaan dan bimbingan secara konkret

Kolom isian utama jurnal adalah tanggal, pekerjaan, isi bimbingan, dan nama pembimbing. Contoh berikut adalah contoh rekaan untuk kasus di mana pekerjaan tersebut termasuk dalam rencana yang telah disahkan.

Jika hanya ditulis "pekerjaan biasa" atau "sudah dibimbing", isinya sulit ditinjau kembali. Buatlah catatan yang menunjukkan apa yang dilakukan dan apa yang diajarkan.

Langkah ③ Periksa hasil nyata lalu catat

Tim redaksi menyarankan mengisi selagi isi bimbingan masih diingat. Jangan menyalin rencana begitu saja; catatlah isi yang benar-benar dilakukan.

Formulir juga memiliki kolom nama atau sebutan pelaksana dan nama penanggung jawab. Periksa apakah ada yang belum diisi, lalu simpan bersama buku pengelolaan.

Tulislah jurnal agar butir-butir rencana yang telah disahkan sesuai dengan pekerjaan dan bimbingan yang sebenarnya.

Status pelaksanaan adalah keadaan sejauh mana kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana. Gunakan catatan seperti jurnal harian untuk memeriksa setiap item dalam buku register pengelolaan.

Langkah ①: Pahami item pemeriksaan setiap bulan

Pada Formulir Referensi No. 4-2 terdapat kolom untuk mengisi tahun dan bulan yang menjadi objek pemeriksaan. Item pemeriksaan utama dibagi sebagai berikut.

• Pelaksanaan rencana: Memeriksa penyimpanan surat pemberitahuan sertifikasi dan status pelaksanaan sesuai rencana.
• pelatihan setelah masuk Jepang: Memeriksa status keikutsertaan pelatihan dan ada tidaknya keterlibatan dalam pekerjaan selama masa pelatihan.
• Penguasaan keterampilan dan bahasa Jepang: Memeriksa tingkat penguasaan dan status kelulusan ujian sesuai rencana.
• Kecelakaan dan kepatuhan hukum: Memeriksa kecelakaan seperti kecelakaan kerja serta apakah peraturan perundang-undangan terkait ketenagakerjaan dipatuhi.
• Kondisi kehidupan: Memeriksa sikap dalam kehidupan sehari-hari, kondisi kesehatan, serta ada tidaknya pelanggaran disiplin atau masalah.

Langkah ②: Menilai berdasarkan catatan

Tim redaksi menyarankan metode mencocokkan jurnal harian, catatan keikutsertaan pelatihan, dan catatan wawancara. Hindari memilih penilaian seperti "baik" hanya berdasarkan kesan.

Untuk status penguasaan bahasa Jepang, poin pemeriksaan dalam formulir adalah komunikasi saat pembimbingan dan status kelulusan ujian. Periksa tidak hanya hasil ujian, tetapi juga keadaan di tempat kerja.

Langkah ③: Tuliskan masalah di catatan khusus

Pada formulir referensi terdapat kolom catatan khusus untuk diisi apabila ada masalah. Tuliskan item yang bersangkutan dan fakta yang telah diperiksa.

Misalnya, catat "Diperlukan penjelasan ulang saat mendengarkan instruksi keselamatan." Ini adalah contoh penulisan fiktif yang dibuat oleh tim redaksi.

Pemeriksaan akan lebih mudah jika dibuat catatan yang memungkinkan penelusuran isi masalah dan penanganan selanjutnya. Menambahkan tanggal penanganan dan hasil pemeriksaan ulang juga merupakan metode yang disarankan.

Pada formulir terdapat kolom konfirmasi bahwa isi yang ditulis sesuai dengan fakta. Tetapkan prosedur internal agar penanggung jawab dapat melakukan pemeriksaan.

Kelola buku register pengelolaan sebagai dokumen untuk memastikan status pelaksanaan rencana dengan menggunakan dasar seperti jurnal harian.

Setelah catatan dibuat, aturlah tempat penyimpanan dan cara mengambilnya kembali. Mari kita periksa titik awal penghitungan masa penyimpanan dan syarat penyimpanan secara elektronik.

Hal yang Perlu Diperhatikan ①Simpan dengan Tanggal Berakhir sebagai Titik Awal

Pasal 39 Peraturan Pelaksanaan dan Pedoman Operasional menetapkan penyimpanan selama 1 tahun setelah Pekerjaan Pengembangan Keterampilan (育成就労) berakhir. Ini adalah ketentuan yang dikonfirmasi per Oktober 2026.

Titik awal penghitungannya adalah tanggal berakhirnya Pekerjaan Pengembangan Keterampilan yang menjadi dasar buku catatan tersebut. Penghitungan tidak dimulai dari tanggal jurnal dibuat.

Buku catatan disediakan di tempat usaha yang melaksanakan Pekerjaan Pengembangan Keterampilan. Buku catatan harus berada dalam keadaan yang dapat ditunjukkan saat pemeriksaan.

Hal yang Perlu Diperhatikan ②Untuk Penyimpanan Elektronik, Pastikan Juga Dapat Dicetak

Pedoman Operasional juga mengizinkan pembuatan dan penyimpanan buku catatan dalam bentuk data elektronik. Pedoman tersebut juga menjelaskan cara menyimpan dokumen kertas dengan memindainya menggunakan pemindai.

Dalam penyimpanan elektronik, data harus berada dalam keadaan yang dapat segera ditampilkan dengan jelas dan dibuat dalam bentuk dokumen tertulis. Pastikan data tidak hanya dapat disimpan, tetapi juga dapat diperiksa dan dicetak di tempat usaha.

Poin ③Kelola Penyimpanan Berdasarkan Jenis Dokumen

Pedoman Operasional juga mencakup dokumen terkait ketenagakerjaan seperti buku daftar upah. Untuk dokumen yang memiliki kewajiban penyimpanan berdasarkan peraturan perundang-undangan lain, periksa juga ketentuan tersebut.

Di dalam perusahaan, kami menyarankan cara membuat daftar yang berisi nama dokumen, orang yang bersangkutan, tanggal berakhir, dan batas waktu penyimpanan. Tentukan juga petugas yang boleh melihat dokumen dan cara serah terimanya.

Untuk penyimpanan, siapkan secara bersamaan pengelolaan batas waktu berdasarkan tanggal berakhir dan keadaan yang memungkinkan dokumen ditunjukkan saat diperlukan.

Dalam laporan tahunan, perlu dibedakan antara laporan status pelaksanaan dari perusahaan dan laporan kegiatan dari organisasi. Penjelasan berikut disusun berdasarkan Peraturan Pelaksanaan dan Pedoman Operasional per Oktober 2026.

Langkah ① Menyiapkan laporan tahunan perusahaan

Perusahaan penerima membuat laporan status pelaksanaan 1 kali setiap tahun fiskal. Formulir yang digunakan adalah Formulir Peraturan Kementerian No. 14.

Tahun yang dilaporkan adalah dari tanggal 1 April sampai 31 Maret tahun berikutnya. Pasal 1 Peraturan Pelaksanaan menetapkan periode ini sebagai tahun usaha Pekerjaan Pengembangan Keterampilan (育成就労).

Menurut Pedoman Operasional, periode penyerahan adalah dari tanggal 1 April sampai 31 Mei tahun fiskal berikutnya. Laporan diserahkan ke Bagian Sertifikasi di kantor regional atau kantor cabang Kiko.

Perusahaan tipe pengawasan membuat laporan berdasarkan bimbingan dari Organisasi Pengawas dan Pendukung (監理支援機関). Jika tidak ada penerimaan selama periode yang dilaporkan, perusahaan tidak perlu membuat laporan.

Perhatian ② Kelola laporan organisasi secara terpisah

Organisasi Pengawas dan Pendukung membuat laporan kegiatan untuk setiap kantor usaha. Formulir Peraturan Kementerian No. 24 dilengkapi dengan dokumen yang diperlukan, lalu diserahkan ke Bagian Pemeriksaan di kantor pusat Kiko.

Batas waktu penyerahan adalah tanggal 31 Mei pada tahun usaha Pekerjaan Pengembangan Keterampilan berikutnya. Menurut Pedoman Operasional, organisasi yang mendapat izin dalam tahun yang dilaporkan tetap wajib melapor meskipun tidak ada penerimaan.

Selain itu, jika telah melakukan audit, organisasi membuat laporan audit dengan Formulir Peraturan Kementerian No. 23. Menurut undang-undang, laporan harus disampaikan tanpa penundaan setelah audit selesai.

Menurut Pedoman Operasional, laporan diserahkan dalam waktu 2 bulan setelah audit selesai. Laporan diserahkan ke Bagian Bimbingan di kantor regional atau kantor cabang Kiko yang membawahi perusahaan yang diaudit.

Untuk peran organisasi, silakan juga lihat artikel penjelasan tentang Organisasi Pengawas dan Pendukung.

Langkah ③ Menetapkan pemeriksaan internal sebelum penyerahan

Mari kelola catatan harian, pemeriksaan bulanan, dan laporan tahunan secara saling terhubung. Langkah-langkah berikut adalah contoh pengelolaan internal yang diusulkan oleh tim redaksi.

• Pemeriksaan jurnal: Penanggung jawab di lapangan memeriksa apakah ada isi pekerjaan dan bimbingan yang belum dicatat.
• Pencocokan dengan buku pengelolaan: Penanggung jawab utama memeriksa status pelaksanaan rencana dan jurnal.
• Persiapan laporan: Petugas personalia memeriksa isian formulir dan dokumen lampiran.
• Penyimpanan catatan penyerahan: Simpan salinan dokumen yang diserahkan dan tanggal penyerahannya.

Untuk mencegah laporan terlewat, kelola secara terpisah pihak yang menyerahkan, formulir, batas waktu, dan tujuan penyerahan.

Buku catatan Pekerjaan Pengembangan Keterampilan merupakan catatan untuk memeriksa pekerjaan dan pembimbingan sehari-hari serta status pelaksanaan rencana. Bedakan laporan perusahaan dari laporan Organisasi Pengawas dan Pendukung, lalu kelola hingga tahap penyimpanan dan penyerahan.

Namun, bentuk penerimaan, bidang, dan sistem penanggung jawab di dalam perusahaan dapat membuat prosedur yang sesuai menjadi berbeda. Periksa rencana yang telah disetujui dan format resmi terbaru, lalu tentukan prosedur yang sesuai dengan pekerjaan praktis.

Jika Anda bingung dalam mempersiapkan pendidikan bahasa Jepang, silakan berkonsultasi mengenai kondisi peserta dan cara pelaksanaan pelatihan.