Việc làm phát triển kỹ năng: nghĩa vụ sổ sách và báo cáo là gì? Hướng dẫn cách ghi nhật ký và sổ quản lý

Trước tiên, hãy xác nhận các loại sổ sách mà doanh nghiệp tiếp nhận phải chuẩn bị. Hãy nắm rõ cả sự khác biệt so với các tài liệu do tổ chức giám sát và hỗ trợ lập.

Điểm ① Sắp xếp sổ sách của doanh nghiệp tiếp nhận

đơn vị thực hiện Việc làm phát triển kỹ năng (育成就労実施者) là doanh nghiệp tiếp nhận v.v. cho người lao động thực hiện Việc làm phát triển kỹ năng. Điều 39 của Quy tắc thi hành quy định các loại sổ sách, tài liệu sau đây.

• Sổ quản lý người nước ngoài: Tài liệu quản lý thông tin cá nhân, điều kiện tuyển dụng v.v. của người lao động.
• Sổ quản lý tình hình thực hiện kế hoạch: Tài liệu xác nhận việc có thực hiện được kế hoạch đã được phê duyệt hay không.
• Nhật ký Việc làm phát triển kỹ năng: Tài liệu ghi lại công việc thực tế đã làm và nội dung đã hướng dẫn.
• Hồ sơ thực hiện khóa đào tạo: Hồ sơ về khóa đào tạo trước nhập cảnh và khóa đào tạo sau nhập cảnh (入国後講習) mà đơn vị thực hiện theo loại hình đơn lẻ phải chuẩn bị.
• Tài liệu riêng của từng lĩnh vực: Cần thiết trong trường hợp được chỉ định bổ sung theo thông báo của lĩnh vực đối tượng.

Trong sổ sách quản lý thông tin cá nhân, ghi thông tin cư trú, thông tin phê duyệt kế hoạch v.v. Sổ này cũng bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, tài liệu thể hiện chế độ đãi ngộ v.v.

Điểm ② Phân biệt trách nhiệm của doanh nghiệp và tổ chức

tổ chức giám sát và hỗ trợ là tổ chức thực hiện việc kiểm tra doanh nghiệp tiếp nhận và hỗ trợ người nước ngoài. Theo Điều 70 của Quy tắc thi hành, tổ chức này chuẩn bị sổ sách riêng, tách biệt với doanh nghiệp.

Đối tượng bao gồm sổ quản lý phí giám sát và hỗ trợ, hồ sơ ghi lại nội dung tư vấn và cách xử lý v.v. Dù đã chia sẻ tài liệu cho tổ chức, nghĩa vụ lập sổ sách của doanh nghiệp vẫn còn.

Bài viết này chủ yếu giải thích về các hồ sơ cơ bản của doanh nghiệp tiếp nhận tuyển dụng trực tiếp. Với các hình thức như phái cử v.v., hãy xác nhận cả việc phân chia vai trò trong Hướng dẫn vận hành.

Bạn có thể xác nhận vị trí của chế độ tại Giải thích cơ bản về chế độ Việc làm phát triển kỹ năng (育成就労制度).

Khi chuẩn bị sổ sách, trước tiên hãy sắp xếp các loại tài liệu và chủ thể lập tài liệu.

Nhật ký là giấy tờ lưu lại công việc đã thực hiện và nội dung hướng dẫn. Bài viết này xác nhận trình tự ghi theo mẫu tham khảo chính thức.

Bước ①: Xác nhận đối tượng và các mục của kế hoạch

Mẫu tham khảo số 4-3 có bảng danh sách ở phụ lục ghi rõ đối tượng. Ghi họ tên của người nước ngoài, thời gian Việc làm phát triển kỹ năng, v.v.

Phần lưu ý của mẫu nêu rằng trường hợp thời gian Việc làm phát triển kỹ năng hoặc công việc giao cho người lao động khác nhau thì lập nhật ký riêng.

Ở cột bên phải của ô công việc, ghi số thứ tự của ô nội dung trong kế hoạch thực hiện Việc làm phát triển kỹ năng. Hướng dẫn vận hành cũng yêu cầu ghi chép cụ thể tình hình thực hiện các công việc bắt buộc.

Bước ②: Ghi cụ thể công việc và nội dung hướng dẫn

Các ô ghi chính của nhật ký là ngày, công việc, nội dung hướng dẫn, họ tên người hướng dẫn. Ví dụ dưới đây là ví dụ giả định cho trường hợp công việc tương ứng có trong kế hoạch đã được phê duyệt.

Nếu chỉ ghi "công việc thông thường" hay "đã hướng dẫn" thì sẽ khó xem lại nội dung. Hãy ghi chép sao cho thấy rõ đã làm gì và đã dạy gì.

Bước ③: Kiểm tra kết quả thực tế rồi ghi lại

Ban biên tập khuyên nên ghi ngay khi còn nhớ rõ nội dung hướng dẫn. Không chép nguyên kế hoạch dự kiến mà hãy lưu lại nội dung đã thực hiện thực tế.

Mẫu cũng có ô họ tên hoặc tên gọi của bên thực hiện và họ tên người chịu trách nhiệm. Kiểm tra xem có bỏ sót mục nào không, rồi lưu trữ cùng với sổ quản lý.

Hãy viết nhật ký sao cho các mục của kế hoạch đã được phê duyệt và công việc, hướng dẫn thực tế tương ứng với nhau.

Tình hình thực hiện là tình trạng việc thực hiện có đúng theo kế hoạch hay không. Hãy dùng các ghi chép như nhật ký để kiểm tra từng mục của sổ quản lý.

Bước ① Nắm rõ các mục cần kiểm tra hằng tháng

Mẫu tham khảo số 4-2 có ô để ghi năm và tháng được kiểm tra. Các mục kiểm tra chính được chia như sau.

• Thực hiện kế hoạch: Kiểm tra việc lưu giữ giấy thông báo công nhận và tình hình thực hiện theo kế hoạch.
• Khóa đào tạo sau nhập cảnh (入国後講習): Kiểm tra tình hình tham gia học và việc có tham gia làm việc trong thời gian học hay không.
• Tiếp thu kỹ năng và tiếng Nhật: Kiểm tra mức độ tiếp thu và tình hình đỗ các kỳ thi theo kế hoạch.
• Tai nạn và tuân thủ pháp luật: Kiểm tra các tai nạn như tai nạn lao động và việc có tuân thủ các luật liên quan đến lao động hay không.
• Tình hình sinh hoạt: Kiểm tra thái độ sinh hoạt, tình trạng sức khỏe, việc có vi phạm kỷ luật hay rắc rối hay không.

Bước ② Đánh giá dựa trên ghi chép

Ban biên tập khuyên nên đối chiếu nhật ký, hồ sơ tham gia học và hồ sơ phỏng vấn. Không nên chọn các mức như “Tốt” chỉ dựa vào ấn tượng.

Đối với tình hình tiếp thu tiếng Nhật, điểm kiểm tra của mẫu là khả năng giao tiếp khi được hướng dẫn và tình hình đỗ các kỳ thi. Không chỉ dựa vào kỳ thi mà cũng cần kiểm tra tình hình tại nơi làm việc.

Bước ③ Ghi vấn đề vào mục ghi chú đặc biệt

Mẫu tham khảo có ô ghi chú đặc biệt khi có vấn đề. Hãy ghi mục liên quan và sự việc đã xác nhận.

Ví dụ, ghi lại rằng “Cần giải thích lại khi nghe hướng dẫn an toàn”. Đây là ví dụ giả định do Ban biên tập soạn.

Nếu làm thành ghi chép có thể theo dõi nội dung vấn đề và cách xử lý sau đó thì sẽ dễ kiểm tra hơn. Cũng nên ghi kèm ngày xử lý và kết quả kiểm tra lại.

Mẫu có ô xác nhận rằng nội dung ghi không khác với sự thật. Hãy quy định sẵn quy trình nội bộ để người phụ trách có thể xác nhận.

Hãy sử dụng sổ quản lý như một loại hồ sơ dùng các căn cứ như nhật ký để xác nhận tình hình thực hiện kế hoạch.

Sau khi lập hồ sơ, cần sắp xếp nơi lưu giữ và cách lấy ra. Hãy cùng xác nhận mốc bắt đầu tính thời hạn lưu giữ và các điều kiện lưu giữ điện tử.

Lưu ý ① Lưu giữ tính từ ngày kết thúc

Điều 39 của Quy tắc thi hành và Hướng dẫn vận hành quy định lưu giữ trong 1 năm sau khi Việc làm phát triển kỹ năng (育成就労) kết thúc. Đây là cách xử lý đã được xác nhận tại thời điểm tháng 10 năm 2026.

Mốc bắt đầu tính là ngày kết thúc Việc làm phát triển kỹ năng làm cơ sở cho sổ sách. Không tính từ ngày lập nhật ký.

Sổ sách được đặt tại cơ sở kinh doanh nơi thực hiện Việc làm phát triển kỹ năng. Cần duy trì ở trạng thái có thể xuất trình khi kiểm tra.

Lưu ý ② Với lưu giữ điện tử, hãy xác nhận cả việc xuất ra

Hướng dẫn vận hành cũng cho phép lập và lưu giữ sổ sách bằng dữ liệu điện tử. Hướng dẫn cũng nêu phương pháp quét giấy bằng máy quét rồi lưu giữ.

Khi lưu giữ điện tử, cần ở trạng thái có thể hiển thị rõ ràng và lập văn bản giấy ngay lập tức. Không chỉ cần lưu được, hãy kiểm tra xem tại cơ sở kinh doanh có thể xem và xuất ra hay không.

Điểm ③ Quản lý việc lưu giữ theo từng loại giấy tờ

Hướng dẫn vận hành cũng đề cập đến các giấy tờ liên quan đến lao động như sổ lương. Với những giấy tờ có nghĩa vụ lưu giữ theo các luật khác, hãy kiểm tra cả quy định đó.

Trong công ty, nên lập danh sách gồm tên giấy tờ, đối tượng, ngày kết thúc và thời hạn lưu giữ. Hãy quyết định trước cả người phụ trách được xem và cách bàn giao.

Về việc lưu giữ, hãy chuẩn bị đồng bộ việc quản lý thời hạn dựa trên ngày kết thúc và trạng thái có thể xuất trình khi cần.

Đối với báo cáo hằng năm, cần phân biệt báo cáo tình hình thực hiện của doanh nghiệp và báo cáo hoạt động của tổ chức. Bài viết này tổng hợp theo Quy tắc thi hành và Hướng dẫn vận hành tại thời điểm tháng 10 năm 2026.

Bước ①: Chuẩn bị báo cáo hằng năm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tiếp nhận lập báo cáo tình hình thực hiện mỗi năm tài chính 1 lần. Mẫu sử dụng là Mẫu số 14 theo pháp lệnh của Bộ.

Năm báo cáo là từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3 năm sau. Điều 1 Quy tắc thi hành quy định khoảng thời gian này là năm hoạt động Việc làm phát triển kỹ năng (育成就労).

Theo Hướng dẫn vận hành, thời gian nộp là từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 5 của năm tài chính tiếp theo. Nơi nộp là Phòng Chứng nhận của văn phòng khu vực hoặc chi nhánh của Kiko.

Doanh nghiệp theo loại hình có giám sát lập báo cáo dựa trên sự hướng dẫn của tổ chức giám sát và hỗ trợ (監理支援機関). Nếu không có tiếp nhận trong kỳ báo cáo thì doanh nghiệp không cần báo cáo.

Lưu ý ②: Quản lý riêng báo cáo của tổ chức

Tổ chức giám sát và hỗ trợ lập báo cáo hoạt động cho từng cơ sở kinh doanh. Kèm các giấy tờ cần thiết vào Mẫu số 24 theo pháp lệnh của Bộ và nộp cho Phòng Thẩm định tại trụ sở chính của Kiko.

Thời hạn nộp là ngày 31 tháng 5 của năm hoạt động Việc làm phát triển kỹ năng tiếp theo. Theo Hướng dẫn vận hành, tổ chức được cấp phép trong năm báo cáo vẫn phải báo cáo dù không có tiếp nhận.

Ngoài ra, khi đã thực hiện kiểm tra, tổ chức lập báo cáo kiểm tra theo Mẫu số 23 theo pháp lệnh của Bộ. Theo luật, phải báo cáo không chậm trễ sau khi kết thúc kiểm tra.

Theo Hướng dẫn vận hành, phải nộp trong vòng 2 tháng sau khi kết thúc kiểm tra. Nơi nộp là Phòng Hướng dẫn của văn phòng khu vực hoặc chi nhánh của Kiko quản lý doanh nghiệp được kiểm tra.

Về vai trò của tổ chức, vui lòng tham khảo thêm bài viết giải thích về tổ chức giám sát và hỗ trợ.

Bước ③: Thiết lập kiểm tra nội bộ trước khi nộp

Hãy quản lý liên kết giữa ghi chép hằng ngày, kiểm tra hằng tháng và báo cáo hằng năm. Các bước sau là ví dụ về vận hành nội bộ do ban biên tập đề xuất.

• Kiểm tra nhật ký: Người phụ trách tại hiện trường kiểm tra xem có bỏ sót nội dung công việc và nội dung hướng dẫn hay không.
• Đối chiếu với sổ quản lý: Người chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và nhật ký.
• Chuẩn bị báo cáo: Người phụ trách nhân sự kiểm tra các mục cần ghi trong mẫu và giấy tờ đính kèm.
• Lưu giữ hồ sơ nộp: Lưu lại bản sao giấy tờ đã nộp và ngày nộp.

Để tránh bỏ sót báo cáo, hãy quản lý riêng chủ thể nộp, mẫu, thời hạn và nơi nộp.

Sổ sách của Việc làm phát triển kỹ năng là hồ sơ dùng để kiểm tra công việc và hoạt động hướng dẫn hằng ngày cũng như tình hình thực hiện kế hoạch. Hãy phân biệt báo cáo của doanh nghiệp với báo cáo của tổ chức giám sát và hỗ trợ, đồng thời quản lý cả việc lưu trữ và nộp báo cáo.

Tuy nhiên, phương thức tiếp nhận, lĩnh vực và cơ cấu phụ trách trong nội bộ doanh nghiệp sẽ quyết định cách tiến hành phù hợp. Hãy kiểm tra kế hoạch đã được công nhận và mẫu chính thức mới nhất, sau đó xác định quy trình phù hợp với công việc thực tế.

Nếu chưa biết cách chuẩn bị chương trình giáo dục tiếng Nhật, vui lòng trao đổi với chúng tôi về tình hình của người học và cách tiến hành khóa học.