सीप विकास रोजगारीका लेखा अभिलेख र प्रतिवेदनसम्बन्धी दायित्वहरू के हुन्? दैनिक अभिलेख र व्यवस्थापन अभिलेख लेख्ने तरिकाको व्याख्या

सबैभन्दा पहिले, स्वीकार गर्ने कम्पनीले राख्नुपर्ने अभिलेख पुस्तिकाका प्रकारहरू確認 गरौँ। सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्थाले तयार गर्ने कागजातहरूसँगको भिन्नता पनि बुझौँ।

मुख्य बुँदा 1: स्वीकार गर्ने कम्पनीका अभिलेख पुस्तिकाहरू व्यवस्थित गर्ने

सीप विकास रोजगारी कार्यान्वयन संस्था (育成就労実施者) भन्नाले सीप विकास रोजगारी गराउने स्वीकार गर्ने कम्पनी आदिलाई जनाउँछ। कार्यान्वयन नियमावलीको धारा 39 ले निम्न अभिलेख तथा कागजातहरू तोकेको छ।

• विदेशी नागरिकको व्यवस्थापन अभिलेख：व्यक्तिको जानकारी र रोजगारीका सर्तहरू आदि व्यवस्थापन गर्ने कागजात हो।
• योजनाको कार्यान्वयन अवस्थासम्बन्धी व्यवस्थापन अभिलेख：स्वीकृत योजना कार्यान्वयन भइरहेको छ कि छैन भनेर पुष्टि गर्ने कागजात हो।
• सीप विकास रोजगारी दैनिकी：वास्तवमा संलग्न भएको काम र दिइएको निर्देशनको विवरण अभिलेख गर्ने कागजात हो।
• तालिम कार्यान्वयनको अभिलेख：स्वतन्त्र प्रकारको कार्यान्वयन संस्थाले राख्ने जापान प्रवेशपूर्वको तालिम र जापान प्रवेशपछिको तालिम (入国後講習) को अभिलेख हो।
• क्षेत्रविशेषका कागजातहरू：सम्बन्धित क्षेत्रको सूचनाद्वारा थप तोकिएको अवस्थामा आवश्यक हुन्छन्।

व्यक्तिको जानकारी व्यवस्थापन गर्ने अभिलेख पुस्तिकामा बसोबाससम्बन्धी जानकारी र योजनाको स्वीकृतिसम्बन्धी जानकारी आदि लेखिन्छ। यसमा व्यक्तिगत विवरणपत्र, रोजगारी सम्झौतापत्र र सेवा-सुविधा देखाउने कागजातहरू आदि पनि समावेश हुन्छन्।

मुख्य बुँदा 2: कम्पनी र संस्थाको जिम्मेवारी छुट्याउने

सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्था भनेको स्वीकार गर्ने कम्पनीको लेखापरीक्षण र विदेशी नागरिकलाई सहयोग गर्ने संस्था हो। कार्यान्वयन नियमावलीको धारा 70 अनुसार, यसले कम्पनीबाट अलग अभिलेख पुस्तिकाहरू राख्छ।

सुपरिवेक्षण तथा सहयोग शुल्कको व्यवस्थापन अभिलेख र परामर्शको विषय तथा त्यसमा गरिएको कारबाहीको अभिलेख आदि यसमा पर्छन्। संस्थासँग कागजातहरू साझा गरे पनि कम्पनीको अभिलेख पुस्तिका राख्ने दायित्व कायम रहन्छ।

यस लेखमा मुख्य रूपमा प्रत्यक्ष रोजगारी दिने स्वीकार गर्ने कम्पनीका आधारभूत अभिलेखहरूबारे व्याख्या गरिएको छ। कर्मचारी पठाउने व्यवस्था आदि भएमा सञ्चालन निर्देशिकामा उल्लेख गरिएको जिम्मेवारीको बाँडफाँट पनि確認 गर्नुहोस्。

यस प्रणालीको स्थानबारे सीप विकास रोजगारी प्रणाली (育成就労制度) को आधारभूत व्याख्यामा確認 गर्न सकिन्छ。

अभिलेख पुस्तिकाहरू तयार गर्दा सुरुमा कागजातका प्रकार र तिनलाई तयार गर्ने पक्ष व्यवस्थित रूपमा छुट्याउनुहोस्。

दैनिक अभिलेख भनेको सम्पन्न गरिएको काम र दिइएको निर्देशनको विवरण सुरक्षित राख्ने कागजात हो। आधिकारिक सन्दर्भ ढाँचाअनुसार भर्ने क्रम हेरौँ।

चरण 1: लक्षित व्यक्ति र योजनाका विवरण जाँच्ने

सन्दर्भ ढाँचा नं. 4-3 मा लक्षित व्यक्तिहरू देखाउने संलग्न सूची छ। यसमा विदेशी नागरिकको नाम, सीप विकास रोजगारीको अवधि आदि लेखिन्छ।

ढाँचाको टिप्पणीअनुसार, सीप विकास रोजगारीको अवधि वा गर्न लगाइने काम आदि फरक भएमा दैनिक अभिलेख छुट्टाछुट्टै बनाउनुपर्छ।

कामसम्बन्धी खण्डको दायाँ खण्डमा सीप विकास रोजगारी कार्यान्वयन योजनाको विवरण खण्डको नम्बर लेखिन्छ। सञ्चालन निर्देशिकाले पनि अनिवार्य कामको कार्यान्वयन अवस्था ठोस रूपमा अभिलेख गर्न भनेको छ।

चरण 2: काम र निर्देशनको विवरण ठोस रूपमा लेख्ने

दैनिक अभिलेखमा भर्नुपर्ने मुख्य खण्डहरू मिति, काम, निर्देशनको विवरण र प्रशिक्षकको नाम हुन्। तलको उदाहरण सम्बन्धित काम स्वीकृत योजनामा समावेश भएको अवस्थामा प्रयोग गरिएको काल्पनिक उदाहरण हो।

“सामान्य काम” वा “निर्देशन दिइसकिएको” मात्र लेख्दा पछि विवरण सम्झन गाह्रो हुन्छ। के गरियो र के सिकाइयो भन्ने स्पष्ट हुने अभिलेख बनाउनुहोस्।

चरण 3: वास्तविक कार्यसम्पादन जाँचेर अभिलेख गर्ने

सम्पादकीय टोलीले निर्देशनको विवरण सम्झना ताजा छँदै लेख्न सुझाव दिन्छ। योजनामा भएको कुरा जस्ताको तस्तै नसारी, वास्तवमा गरिएको कामको विवरण राख्नुहोस्।

ढाँचामा कार्यान्वयनकर्ताको नाम वा संस्थाको नाम र जिम्मेवार व्यक्तिको नाम लेख्ने खण्ड पनि छ। कुनै विवरण छुटेको छैन भनी जाँच गरी व्यवस्थापन अभिलेखसँगै सुरक्षित राख्नुहोस्।

दैनिक अभिलेख लेख्दा स्वीकृत योजनाका बुँदा र वास्तवमा गरिएको काम तथा दिइएको निर्देशन एकअर्कासँग मेल खाने गरी लेख्नुहोस्।

कार्यान्वयन स्थिति भनेको योजनाअनुसार कार्यान्वयन भइरहेको अवस्था हो। दैनिकी जस्ता अभिलेख प्रयोग गरी व्यवस्थापन अभिलेखका प्रत्येक बुँदा जाँच गरिन्छ।

चरण 1: प्रत्येक महिनाका जाँच गर्नुपर्ने बुँदा बुझ्ने

सन्दर्भ फाराम नं. 4-2 मा सम्बन्धित वर्ष र महिना लेख्ने ठाउँ छ। जाँच गर्नुपर्ने मुख्य बुँदाहरू निम्नानुसार विभाजित छन्।

• योजनाको कार्यान्वयन: स्वीकृति सूचनापत्र सुरक्षित राखिएको छ कि छैन र योजनाअनुसार कार्यान्वयन भइरहेको छ कि छैन जाँच गरिन्छ।
• जापान प्रवेशपछिको तालिम (入国後講習): तालिम लिएको अवस्था र तालिम अवधिमा काममा संलग्न भएको वा नभएको जाँच गरिन्छ।
• सीप र जापानी भाषा सिकाइ: सिकाइको स्तर र योजनाअनुसार परीक्षामा उत्तीर्ण भएको अवस्था जाँच गरिन्छ।
• दुर्घटना र कानुनको पालना: कार्यस्थलमा हुने दुर्घटनालगायतका दुर्घटना र श्रमसम्बन्धी कानुन पालना गरिएको छ कि छैन जाँच गरिन्छ।
• जीवनयापनको अवस्था: जीवनयापनसम्बन्धी आचरण, स्वास्थ्य अवस्था, अनुशासन उल्लङ्घन वा समस्याको उपस्थिति जाँच गरिन्छ।

चरण 2: अभिलेखलाई आधार मानेर निर्णय गर्ने

सम्पादकीय विभागले दैनिकी, तालिम लिएको अभिलेख र अन्तर्वार्ताको अभिलेख आपसमा मिलाएर जाँच गर्ने विधि सिफारिस गर्छ। केवल आफ्नो धारणाका आधारमा “राम्रो” जस्ता विकल्प नछान्नुहोस्।

जापानी भाषा सिकाइको अवस्थाका सम्बन्धमा फाराममा जाँच गर्नुपर्ने बुँदा निर्देशन दिँदाको सञ्चार र परीक्षामा उत्तीर्ण भएको अवस्था हुन्। परीक्षा मात्र नभई कार्यस्थलको अवस्था पनि जाँच गरिन्छ।

चरण 3: समस्याहरू विशेष टिप्पणीमा लेख्ने

सन्दर्भ फाराममा समस्या भएको अवस्थामा लेख्ने विशेष टिप्पणीको ठाउँ छ। सम्बन्धित बुँदा र पुष्टि गरिएको तथ्य लेख्नुहोस्।

उदाहरणका लागि, “सुरक्षासम्बन्धी निर्देशन सुनेर बुझ्दा पुनः व्याख्या गर्नुपरेको थियो” भनेर अभिलेख राखिन्छ। यो सम्पादकीय विभागले तयार पारेको काल्पनिक लेखाइको उदाहरण हो।

समस्याको विवरण र त्यसपछि गरिएको कारबाही पछ्याउन सकिने अभिलेख बनाएमा जाँच गर्न सजिलो हुन्छ। कारबाही गरिएको मिति र पुनः जाँचको नतिजा समावेश गर्ने विधि पनि सिफारिस गरिन्छ।

फाराममा लेखिएको विवरण तथ्यसँग फरक नभएको पुष्टि गर्ने ठाउँ छ। जिम्मेवार व्यक्तिले पुष्टि गर्न सक्ने आन्तरिक प्रक्रिया पहिले नै तय गर्नुहोस्।

व्यवस्थापन अभिलेखलाई दैनिकी जस्ता आधार प्रयोग गरी योजनाको कार्यान्वयन अवस्था पुष्टि गर्ने कागजात का रूपमा प्रयोग गर्नुहोस्।

अभिलेख तयार गरेपछि, राख्ने स्थान र निकाल्ने तरिका व्यवस्थित गर्नुहोस्। राख्ने अवधि गणना सुरु हुने मिति र इलेक्ट्रोनिक रूपमा राख्ने सर्तहरू確認 गरौँ।

ध्यान दिनुपर्ने कुरा 1: समाप्त भएको मितिबाट गणना गरी राख्ने

कार्यान्वयन नियमावलीको धारा 39 र सञ्चालन दिशानिर्देशले सीप विकास रोजगारी (育成就労) समाप्त भएपछि 1 वर्षसम्म राख्नुपर्ने व्यवस्था गरेका छन्।यो अक्टोबर 2026 सम्म पुष्टि गरिएको व्यवस्था हो।

गणना सुरु हुने मिति भनेको अभिलेख पुस्तिकाको आधार बनेको सीप विकास रोजगारी समाप्त भएको मिति हो। दैनिक अभिलेख तयार गरेको मितिबाट गणना गर्ने होइन।

अभिलेख पुस्तिका सीप विकास रोजगारी गराइने कार्यस्थलमा राख्नुपर्छ। निरीक्षणको समयमा देखाउन सकिने अवस्थामा राख्नु आवश्यक छ।

ध्यान दिनुपर्ने कुरा 2: इलेक्ट्रोनिक रूपमा राख्दा आउटपुट गर्न सकिने कुरा पनि जाँच्ने

सञ्चालन दिशानिर्देशले इलेक्ट्रोनिक डाटाका रूपमा अभिलेख पुस्तिका तयार गर्न र राख्न पनि अनुमति दिएको छ। कागजी कागजातलाई स्क्यानरबाट पढाएर राख्ने तरिका पनि उल्लेख गरिएको छ।

इलेक्ट्रोनिक रूपमा राख्दा तुरुन्तै स्पष्ट रूपमा देखाउन र लिखित कागजात तयार गर्न सकिने अवस्था आवश्यक हुन्छ। केवल राख्न सकिने मात्र होइन, कार्यस्थलमै जाँच्न र आउटपुट गर्न सकिन्छ कि सकिँदैन भन्ने पनि सुनिश्चित गर्नुहोस्।

मुख्य बुँदा 3: कागजातको प्रकारअनुसार राख्ने व्यवस्था मिलाउने

सञ्चालन दिशानिर्देशमा ज्याला अभिलेख पुस्तिकाजस्ता श्रमसम्बन्धी कागजातहरू पनि समेटिएका छन्। अन्य कानुनअनुसार राख्नुपर्ने दायित्व भएका कागजातका हकमा ती प्रावधानहरू पनि जाँच्नुहोस्।

संस्थाभित्र कागजातको नाम, सम्बन्धित व्यक्ति, समाप्त भएको मिति र राख्ने अन्तिम मितिको सूची बनाउने तरिका सिफारिस गरिन्छ। हेर्न पाउने जिम्मेवार व्यक्ति र जिम्मेवारी हस्तान्तरण गर्ने तरिका पनि पहिल्यै तय गर्नुहोस्।

कागजात राख्दा समाप्त भएको मितिलाई आधार मानेर समयसीमा व्यवस्थापन गर्ने र आवश्यक पर्दा देखाउन सकिने अवस्थामा राख्ने दुवै व्यवस्था सँगसँगै मिलाउनुहोस्।

वार्षिक प्रतिवेदनमा, कम्पनीको कार्यान्वयन अवस्था प्रतिवेदन र संस्थाको व्यवसाय प्रतिवेदनलाई छुट्टाछुट्टै बुझ्नुपर्छ। यहाँ 2026 वर्षको 10 महिनासम्म लागू भएका कार्यान्वयन नियमावली र सञ्चालन निर्देशिकाअनुसार व्यवस्थित रूपमा प्रस्तुत गरिएको छ।

चरण ① कम्पनीको वार्षिक प्रतिवेदन तयार गर्ने

कामदार स्वीकार गर्ने कम्पनीले प्रत्येक आर्थिक वर्षमा 1 पटक कार्यान्वयन अवस्था प्रतिवेदन तयार गर्छ। प्रयोग गरिने ढाँचा मन्त्रालयको नियमद्वारा निर्धारित फाराम नं. 14 हो।

प्रतिवेदनले समेट्ने आर्थिक वर्ष 4 महिनाको 1 तारिखदेखि अर्को वर्षको 3 महिनाको 31 तारिखसम्म हो। कार्यान्वयन नियमावलीको धारा 1 ले यस अवधिलाई सीप विकास रोजगारी (育成就労) को व्यवसाय वर्षका रूपमा तोकेको छ।

सञ्चालन निर्देशिकाअनुसार प्रतिवेदन बुझाउने अवधि अर्को आर्थिक वर्षको 4 महिनाको 1 तारिखदेखि 5 महिनाको 31 तारिखसम्म हो। प्रतिवेदन बुझाउने ठाउँ किकोका क्षेत्रीय कार्यालय वा शाखा कार्यालयको निन्तेइ विभाग हो।

सुपरिवेक्षणअन्तर्गतका कम्पनीले सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्था (監理支援機関) को निर्देशनका आधारमा तयार गर्छन्। प्रतिवेदनले समेट्ने अवधिमा कामदार स्वीकार नगरिएको भए कम्पनीले प्रतिवेदन बुझाउनु पर्दैन।

सावधानी ② संस्थाको प्रतिवेदन छुट्टै व्यवस्थापन गर्ने

सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्थाले प्रत्येक कार्यालयका लागि व्यवसाय प्रतिवेदन तयार गर्छ। मन्त्रालयको नियमद्वारा निर्धारित फाराम नं. 24 मा आवश्यक कागजात संलग्न गरी किको मुख्यालयको शिन्सा विभागमा बुझाउँछ।

बुझाउने म्याद अर्को सीप विकास रोजगारी व्यवसाय वर्षको 5 महिनाको 31 तारिख हो। सञ्चालन निर्देशिकाअनुसार सम्बन्धित आर्थिक वर्षभित्र अनुमति पाएको संस्थाले कामदार स्वीकार नगरेको भए पनि प्रतिवेदन बुझाउनुपर्छ।

साथै, लेखापरीक्षण गरिएको अवस्थामा मन्त्रालयको नियमद्वारा निर्धारित फाराम नं. 23 को लेखापरीक्षण प्रतिवेदन तयार गर्नुपर्छ। कानुनअनुसार लेखापरीक्षण सकिएपछि ढिलाइ नगरी प्रतिवेदन बुझाउनुपर्छ।

सञ्चालन निर्देशिकाअनुसार लेखापरीक्षण सकिएको 2 महिनाभित्र बुझाउनुपर्छ। बुझाउने ठाउँ लेखापरीक्षण गरिएको कम्पनीको क्षेत्राधिकार भएको किकोको क्षेत्रीय कार्यालय वा शाखा कार्यालयको शिदो विभाग हो।

संस्थाको भूमिकाबारे सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्थासम्बन्धी व्याख्यात्मक लेख पनि हेर्नुहोस्।

चरण ③ बुझाउनुअघि कम्पनीभित्र गरिने जाँचको व्यवस्था मिलाउने

दैनिक अभिलेख, मासिक जाँच र वार्षिक प्रतिवेदनलाई जोडेर व्यवस्थापन गरौँ। निम्न चरणहरू सम्पादकीय टोलीले प्रस्ताव गरेको कम्पनीभित्रको सञ्चालनको उदाहरण हो।

• दैनिक अभिलेखको जाँच：कार्यस्थलका जिम्मेवार व्यक्तिले काम र निर्देशनको विवरण लेख्न छुटेको छ कि छैन भनेर जाँच गर्छन्।
• व्यवस्थापन अभिलेखसँग मिलान：जिम्मेवार व्यक्तिले योजनाको कार्यान्वयन अवस्था र दैनिक अभिलेख जाँच गर्छन्।
• प्रतिवेदनको तयारी：मानव संसाधनका जिम्मेवार व्यक्तिले फाराममा लेख्नुपर्ने विवरण र संलग्न कागजात जाँच गर्छन्।
• बुझाएको अभिलेख सुरक्षित राख्ने：बुझाइएका कागजातको प्रतिलिपि र बुझाएको मिति सुरक्षित राखिन्छ।

प्रतिवेदन छुट्न नदिन बुझाउने पक्ष, फाराम, म्याद र बुझाउने ठाउँ छुट्टाछुट्टै व्यवस्थापन गरौँ।

सीप विकास रोजगारीसम्बन्धी अभिलेख पुस्तिका दैनिक काम र निर्देशन तथा योजनाको कार्यान्वयन अवस्था जाँच गर्नका लागि राखिने अभिलेख हो। कम्पनी र सुपरिवेक्षण तथा सहयोग संस्थाका प्रतिवेदन छुट्याई, सुरक्षित राख्नेदेखि पेस गर्नेसम्मको व्यवस्थापन गर्नुहोस्।

तर स्वीकार गर्ने स्वरूप, क्षेत्र र कम्पनीभित्रको जिम्मेवारी व्यवस्था अनुसार उपयुक्त प्रक्रिया फरक हुन्छ। स्वीकृत योजना र नवीनतम आधिकारिक ढाँचा जाँच गरी व्यावहारिक कामसँग मेल खाने प्रक्रिया तय गर्नुहोस्।

जापानी भाषा शिक्षाको तयारीबारे अन्योल भएमा सहभागीहरूको अवस्था र तालिम सञ्चालन गर्ने तरिका का बारेमा परामर्श गर्नुहोस्।