সবশেষে, যেসব শর্তে আনুমানিক খরচের পরিমাণ পরিবর্তিত হয় এবং পরিশোধের সময় নিশ্চিত করুন। প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ অনুমোদন নেওয়ার সময়ও যেন মোট পরিমাণের ভিত্তি ব্যাখ্যা করা যায়, সেভাবে প্রস্তুত করুন।
মূল বিষয় ① অতিরিক্ত ফি প্রযোজ্য হওয়ার শর্ত
খরচের প্রাক্কলনে মূল ফি-এর অন্তর্ভুক্ত নয় এমন বিষয়গুলো স্পষ্ট করুন। শুধু অতিরিক্ত ফি আছে কি না তা নয়, কোন শর্তে তা প্রযোজ্য হবে এবং কীভাবে হিসাব করা হবে, সেটিও জিজ্ঞাসা করুন।
- অনুপস্থিতি ও অতিরিক্ত ক্লাস：অতিরিক্ত ক্লাসের ব্যবস্থা করার পদ্ধতি এবং অতিরিক্ত ফি নিশ্চিত করুন।
- সময়সূচি ও লোকসংখ্যার পরিবর্তন：পরিবর্তনের সময়সীমা, পুনরায় খরচের প্রাক্কলন এবং বাতিলকরণ ফি-এর শর্ত নিশ্চিত করুন।
- আবাসনের মেয়াদ বৃদ্ধি：মেয়াদ বাড়ানোর ক্ষেত্রে একক মূল্য এবং খাবার ও যাতায়াতের খরচ কীভাবে বিবেচিত হবে, তা নিশ্চিত করুন।
- খরচের প্রাক্কলনের মেয়াদ：চুক্তির সময় পর্যন্ত ফি-এর শর্ত কার্যকর থাকবে কি না, তা নিশ্চিত করুন।
যেসব ব্যয় এখনো নির্ধারিত হয়নি, সেগুলো নির্ধারিত অর্থের পরিমাণ থেকে আলাদা করে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে উপস্থাপন করুন। স্বাভাবিক অবস্থায় মোট পরিমাণ এবং শর্ত পরিবর্তিত হলে অতিরিক্ত পরিমাণ আলাদাভাবে ব্যবস্থাপনা করলে সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়।
মূল বিষয় ② অর্থ সংগ্রহের সময় ও চুক্তি মিলিয়ে দেখা
তত্ত্বাবধান ও সহায়তার খরচ হিসেবে সংগ্রহ করা জাপানে প্রবেশের পরের প্রশিক্ষণের (入国後講習) খরচের ক্ষেত্রে অর্থ সংগ্রহের সময়সংক্রান্ত বিধান রয়েছে। প্রয়োগবিধির 56 নং ধারায় বলা হয়েছে যে, এটি জাপানে প্রবেশের পরের প্রশিক্ষণ শুরুর তারিখ থেকে বা তার পরে হতে হবে।
এই বিধানটি তত্ত্বাবধান ও সহায়তা সংস্থা (監理支援機関) গ্রহণকারী প্রতিষ্ঠান ইত্যাদির কাছ থেকে অর্থ সংগ্রহ করার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে সরাসরি চুক্তি ইত্যাদি থেকে এটিকে আলাদা করে দেখুন এবং বিল প্রদানকারী পক্ষ ও খরচের বিষয় নিশ্চিত করুন।
প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ অনুমোদনের নথিতে মোট পরিমাণ, অর্থপ্রাপকের নাম এবং পরিশোধের নির্ধারিত মাস উল্লেখ করুন। চুক্তিপত্র ও খরচের প্রাক্কলনে সংশ্লিষ্ট সময়কাল এবং অতিরিক্ত শর্ত একই আছে কি না, সেটিও নিশ্চিত করুন।
চুক্তির আগে অতিরিক্ত খরচের শর্ত এবং অর্থ সংগ্রহের সময় পর্যন্ত নিশ্চিত করে ব্যয়ের পূর্বাভাস প্রস্তুত করুন।