Berapa biaya pelatihan setelah masuk Jepang dalam Pekerjaan Pengembangan Keterampilan? Poin penting untuk penyusunan anggaran perusahaan dan perbandingan penawaran harga

Pertama, mari kita pahami hubungan antara biaya dan cakupan pelatihan. Sebelum membandingkan biayanya, pastikan terlebih dahulu pelatihan apa saja yang termasuk dalam penawaran harga.

Poin 1: Jangan berasumsi bahwa ada harga standar yang berlaku sama

Dalam peraturan resmi yang telah diperiksa, tidak ditemukan biaya yang berlaku sama di seluruh Jepang ataupun harga pasar rata-rata. Tentukan jumlah anggaran secara konkret melalui penawaran harga dengan menyampaikan persyaratan pelatihan perusahaan Anda.

Organisasi Pengawas dan Pendukung (監理支援機関) adalah lembaga yang bertanggung jawab mengawasi perusahaan penerima dan mendukung warga negara asing. Biaya pelatihan yang dipungut oleh lembaga ini diatur agar tidak melebihi biaya yang sebenarnya dikeluarkan.

Biaya yang dimaksud mencakup biaya penggunaan fasilitas, honorarium instruktur dan juru bahasa, biaya bahan ajar, tunjangan, dan sebagainya. Ketentuan ini berlaku untuk biaya pelatihan yang dipungut sebagai biaya pengawasan dan dukungan (Pasal 56 Peraturan Pelaksanaan).

Poin 2: Bedakan pelatihan bahasa Jepang dari keseluruhan pelatihan

Pelatihan setelah masuk Jepang juga mencakup mata pelajaran selain bahasa Jepang. Pastikan agar penawaran harga untuk pelatihan bahasa Jepang saja tidak dianggap sebagai biaya keseluruhan pelatihan setelah masuk Jepang.

• Bahasa Jepang: Mata pelajaran untuk mempelajari bahasa Jepang yang diperlukan agar dapat tinggal dan bekerja di Jepang.
• Kehidupan sehari-hari: Mata pelajaran untuk mempelajari pengetahuan tentang kehidupan di Jepang.
• Perlindungan hukum: Mata pelajaran untuk mempelajari informasi yang melindungi peserta, seperti cara menangani pelanggaran peraturan perundang-undangan.
• Pengetahuan yang berguna untuk memperoleh keterampilan: Mata pelajaran untuk membantu peserta memperoleh keterampilan dengan lancar.

Mata pelajaran tersebut ditetapkan dalam Pasal 13 Peraturan Pelaksanaan. Untuk memahami gambaran keseluruhannya, silakan baca juga penjelasan tentang pelatihan setelah masuk Jepang dalam Pekerjaan Pengembangan Keterampilan.

Mulailah membandingkan biaya dengan memastikan cakupan pelatihan yang termasuk dalam penawaran harga.

Selanjutnya, kami akan memperkenalkan cara mengatur pengeluaran yang berkaitan dengan pelatihan. Berikut ini adalah saran dari tim redaksi untuk mencegah adanya anggaran yang terlewat.

Langkah 1 Pisahkan perincian berdasarkan jenis biaya

Saat memeriksa penawaran harga, pisahkan biaya pelatihan itu sendiri dan pengeluaran terkait lainnya. Periksa juga apakah biaya yang sama tercantum dalam tagihan lain.

Tidak semua pos selalu dikenai biaya tambahan. Hal yang penting adalah menyebutkan dengan jelas pos yang sudah termasuk dalam biaya dan pos yang harus diatur secara terpisah oleh perusahaan.

Langkah 2 Masukkan jumlah orang dan jumlah hari ke dalam perhitungan

Cantumkan harga satuan, jumlah, dan periode yang dicakup untuk setiap pos. Pengaturan akan menjadi lebih mudah jika biaya yang bertambah sesuai jumlah orang dipisahkan dari biaya bersama, seperti biaya tempat.

Dalam tabel anggaran internal perusahaan, pisahkan juga jumlah pembayaran kepada pihak luar dan waktu kerja yang diperlukan untuk penanganan internal. Jika antar-jemput atau koordinasi komunikasi oleh staf penanggung jawab direncanakan, catat juga beban tersebut.

Dalam tabel anggaran, tunjukkan perincian biaya pelatihan dan biaya terkait lainnya, lalu periksa apakah ada biaya yang tercatat dua kali atau terlewat.

Pembebanan biaya tidak dapat ditentukan hanya berdasarkan kontrak antarperusahaan. Di sini, kami akan mengonfirmasi ketentuan mengenai pengalihan beban kepada peserta dan perlakuan selama pelatihan.

Hal yang perlu diperhatikan ① Larangan mengalihkan biaya pengawasan dan pendampingan

Biaya pengawasan dan pendampingan adalah biaya yang dipungut oleh Organisasi Pengawas dan Pendukung sebagai biaya yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan. Biaya pelatihan juga ditempatkan sebagai salah satu komponen biaya tersebut.

Pasal 18 Peraturan Pelaksanaan melarang pembebanan langsung maupun tidak langsung kepada peserta. Jangan menyusun anggaran dengan asumsi bahwa biaya pengawasan dan pendampingan yang telah dibayar oleh perusahaan akan ditagihkan kembali kepada peserta.

Hal yang perlu diperhatikan ② Memastikan biaya hidup dan tunjangan

Pasal yang sama juga mewajibkan langkah-langkah agar peserta dapat berkonsentrasi pada pelatihan, seperti pemberian tunjangan. Bersamaan dengan pengaturan pelatihan, pastikan juga cara untuk menopang kehidupan peserta selama periode tersebut.

Terdapat standar lain untuk biaya yang ditanggung peserta secara berkala, seperti biaya makan dan tempat tinggal. Diperlukan persetujuan setelah memahami isinya dengan baik serta jumlah yang wajar, seperti jumlah yang setara dengan biaya sebenarnya.

Meskipun ada rencana untuk memungut biaya makan dan biaya lainnya dari peserta, langkah-langkah agar peserta dapat berkonsentrasi pada pelatihan tetap diperlukan secara terpisah. Pastikan secara menyeluruh mengenai tunjangan, penyediaan makanan dan akomodasi, serta biaya yang ditanggung peserta.

Susunlah anggaran perusahaan dengan mempertimbangkan larangan pengalihan beban kepada peserta dan perlakuan selama pelatihan.

Meskipun jumlah pesertanya sama, kondisi perbandingan akan berubah jika cakupan atau jadwal pelatihannya berbeda. Di sini, kami merangkum informasi yang perlu diseragamkan saat meminta estimasi biaya.

Langkah ① Periksa jumlah jam pelatihan yang diperlukan

Berdasarkan Pasal 13 Peraturan Pelaksanaan, jumlah keseluruhan waktu pelatihan setelah masuk Jepang pada prinsipnya adalah sekurang-kurangnya 320 jam. Standar yang berbeda akan diterapkan berdasarkan pelatihan sebelum masuk Jepang (入国前講習) atau bukti kemampuan bahasa Jepang.

Terdapat pula ketentuan mengenai isi dan waktu pelaksanaan pelatihan sebelum masuk Jepang. Tentukan jumlah jam yang diperlukan setelah memeriksa dokumen yang membuktikan riwayat mengikuti pelatihan dan kemampuan peserta.

Jumlah jam tersebut didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang dipublikasikan per 19 Oktober 2026. Penting untuk memeriksa pula standar khusus untuk setiap bidang dan meminta estimasi biaya berdasarkan rencana pelatihan yang sama serta memenuhi persyaratan.

Langkah ② Siapkan formulir permintaan yang sama

• Peserta sasaran: Sampaikan jumlah peserta, bidang pekerjaan, kemampuan bahasa Jepang, dan riwayat mengikuti pelatihan sebelum masuk Jepang.
• Cakupan pelatihan: Samakan mata pelajaran yang dicakup, jumlah jam yang diperlukan, periode pelaksanaan, dan tempat pelatihan.
• Sistem pelaksanaan: Periksa instruktur, penerjemah lisan, pemeriksaan kehadiran, dan cakupan penyediaan catatan pelatihan.
• Aspek kehidupan sehari-hari: Cantumkan dengan jelas pihak yang bertanggung jawab mengatur akomodasi, makanan, tunjangan, dan transportasi.
• Ketentuan perubahan: Tanyakan penanganan dan biaya tambahan untuk ketidakhadiran, perubahan jumlah peserta, serta penundaan masuk Jepang.

Jika pelatihan dialihdayakan, pastikan pula untuk memperjelas mata pelajaran yang ditangani dan cakupan tanggung jawab. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat memilih penyedia juga dijelaskan dalam Cara memilih penyedia layanan pendidikan bahasa Jepang.

Calon penyedia yang dapat dimintai estimasi biaya bisa dicari di situs perusahaan pengelola, yaitu “JWC (mencari dan membandingkan pelatihan bahasa Jepang)”. Di situs tersebut, Anda dapat mencari lembaga penyedia pelatihan yang diumumkan oleh Badan Layanan Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁) berdasarkan wilayah, bentuk pelatihan, dan jumlah peserta yang dapat diterima.

Bandingkan estimasi biaya setelah menyamakan peserta sasaran, rencana pelatihan, dan cakupan pengaturan.

Terakhir, konfirmasikan ketentuan yang dapat mengubah jumlah dalam penawaran dan waktu pembayarannya. Pastikan juga bahwa asumsi yang mendasari jumlah total dapat dijelaskan saat meminta persetujuan internal.

Poin 1 Ketentuan timbulnya biaya tambahan

Dalam dokumen penawaran, jelaskan komponen yang tidak termasuk dalam biaya dasar. Tanyakan bukan hanya ada atau tidaknya biaya tambahan, tetapi juga ketentuan timbulnya biaya tersebut dan cara penghitungannya.

• Ketidakhadiran dan pelajaran tambahan: Konfirmasikan cara pengaturan pelajaran tambahan dan biaya tambahannya.
• Perubahan jadwal dan jumlah peserta: Konfirmasikan batas waktu perubahan, penawaran ulang, dan ketentuan biaya pembatalan.
• Perpanjangan masa menginap: Konfirmasikan tarif satuan saat diperpanjang serta ketentuan biaya makan dan transportasi.
• Masa berlaku penawaran: Konfirmasikan apakah ketentuan biaya tetap berlaku hingga saat kontrak dibuat.

Sampaikan pengeluaran yang belum pasti kepada pihak internal secara terpisah dari jumlah yang telah ditetapkan. Pengambilan keputusan akan menjadi lebih mudah jika jumlah total dalam kondisi normal dan jumlah tambahan saat terjadi perubahan ketentuan dikelola secara terpisah.

Poin 2 Mencocokkan waktu pemungutan dengan kontrak

Biaya pelatihan setelah masuk Jepang yang dipungut sebagai biaya pengawasan dan dukungan memiliki ketentuan mengenai waktu pemungutan. Berdasarkan Pasal 56 Peraturan Pelaksanaan, biaya tersebut dipungut pada atau setelah tanggal dimulainya pelatihan setelah masuk Jepang.

Ketentuan ini berlaku apabila Organisasi Pengawas dan Pendukung memungut biaya dari perusahaan penerima dan pihak lainnya. Bedakan hal ini dari kontrak langsung dengan lembaga pendidikan dan sebagainya, lalu konfirmasikan pihak yang menerbitkan tagihan serta komponen biayanya.

Dalam dokumen persetujuan internal, cantumkan jumlah total, pihak penerima pembayaran, dan bulan pembayaran yang direncanakan. Pastikan juga bahwa periode yang dicakup dan ketentuan tambahan dalam kontrak sesuai dengan dokumen penawaran.

Sebelum membuat kontrak, konfirmasikan hingga ketentuan biaya tambahan dan waktu pemungutannya, lalu susun perkiraan pengeluaran dengan jelas.

Untuk biaya pelatihan setelah masuk Jepang, penting untuk membandingkan cakupan pelatihan dan biaya terkait dengan ketentuan yang sama. Periksa juga pembatasan pembebanan biaya kepada orang yang bersangkutan serta waktu pemungutan biaya.

Namun, cara yang sesuai berbeda-beda tergantung pada kemampuan bahasa Jepang, riwayat pelatihan, dan bidang penerimaan peserta. Meskipun jumlah pesertanya sama, rencana pelatihan yang diperlukan dan cakupan pengaturannya dapat berbeda.

Jika Anda ragu dalam menyusun anggaran atau meminta perkiraan biaya, silakan berkonsultasi setelah merangkum jumlah peserta, waktu pelatihan, dan kondisi pertimbangan saat ini.