ค่าใช้จ่ายในการอบรมหลังเข้าประเทศสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะมีอะไรบ้าง? ประเด็นสำคัญในการจัดทำงบประมาณของบริษัทและเปรียบเทียบใบเสนอราคา

ก่อนอื่น เรามาจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างค่าบริการกับขอบเขตการอบรมกัน ก่อนเปรียบเทียบราคา ควรระบุให้ชัดเจนว่าใบเสนอราคานั้นครอบคลุมงานที่ขอให้ดำเนินการอะไรบ้าง

ประเด็นที่ ① อย่าคิดว่ามีราคาตลาดมาตรฐานเดียวกัน

จากกฎหมายและระเบียบอย่างเป็นทางการที่ตรวจสอบ ไม่พบอัตราค่าบริการที่ใช้เท่ากันทั่วประเทศหรือราคาตลาดเฉลี่ย ควรกำหนดงบประมาณให้ชัดเจนจากใบเสนอราคาที่จัดทำขึ้นหลังจากแจ้งเงื่อนไขการเข้าอบรมของบริษัทตนเอง

องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุน (監理支援機関) เป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบการกำกับดูแลบริษัทผู้รับและการสนับสนุนชาวต่างชาติ ค่าอบรมที่องค์กรนี้เรียกเก็บมีข้อกำหนดว่าต้องเป็นจำนวนเงินที่ไม่เกินค่าใช้จ่ายจริง

ค่าใช้จ่ายที่อยู่ในขอบเขต ได้แก่ ค่าใช้สถานที่ ค่าตอบแทนวิทยากรและล่าม ค่าสื่อการเรียนการสอน และเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น ข้อกำหนดนี้เป็นข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าอบรมที่เรียกเก็บเป็นค่าใช้จ่ายในการกำกับดูแลและสนับสนุน (ข้อ 56 แห่งกฎกระทรวงที่ใช้บังคับ)

ประเด็นที่ ② แยกการอบรมภาษาญี่ปุ่นออกจากการอบรมทั้งหมด

การอบรมหลังเข้าประเทศมีวิชาอื่นนอกเหนือจากภาษาญี่ปุ่นรวมอยู่ด้วย อย่าถือว่าใบเสนอราคาสำหรับการอบรมภาษาญี่ปุ่นเพียงอย่างเดียวเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการอบรมหลังเข้าประเทศ

• ภาษาญี่ปุ่น：เป็นวิชาที่เรียนภาษาญี่ปุ่นสำหรับการใช้ชีวิตและทำงานในประเทศญี่ปุ่น
• การใช้ชีวิตทั่วไป：เป็นวิชาที่เรียนความรู้เกี่ยวกับการใช้ชีวิตในประเทศญี่ปุ่น
• การคุ้มครองทางกฎหมาย：เป็นวิชาที่เรียนข้อมูลเพื่อคุ้มครองเจ้าตัว เช่น วิธีรับมือกับการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมายและระเบียบ
• ความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการเรียนรู้ทักษะ：เป็นวิชาที่ช่วยให้สามารถเรียนรู้ทักษะได้อย่างราบรื่น

วิชาเหล่านี้กำหนดไว้ในข้อ 13 แห่งกฎกระทรวงที่ใช้บังคับ สำหรับภาพรวม โปรดดูคำอธิบายเกี่ยวกับการอบรมหลังเข้าประเทศสำหรับการจ้างงานเพื่อพัฒนาทักษะด้วย

การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายควรเริ่มจากการตรวจสอบขอบเขตการอบรมที่ใบเสนอราคาครอบคลุม

ต่อไปนี้จะแนะนำวิธีจัดระเบียบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการอบรม เนื้อหาด้านล่างเป็นข้อเสนอจากกองบรรณาธิการเพื่อป้องกันการตกหล่นในการจัดทำงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 1 แยกรายละเอียดตามประเภทค่าใช้จ่าย

ควรตรวจสอบใบเสนอราคาโดยแยกค่าอบรมและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องออกจากกัน และตรวจสอบด้วยว่ามีค่าใช้จ่ายเดียวกันรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ฉบับอื่นหรือไม่

ไม่ได้หมายความว่าทุกรายการจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม สิ่งสำคัญคือต้องระบุให้ชัดเจนว่ารายการใดรวมอยู่ในค่าบริการ และรายการใดที่บริษัทต้องจัดเตรียมแยกต่างหาก

ขั้นตอนที่ 2 นำจำนวนคนและจำนวนวันมารวมในการคำนวณ

ควรระบุราคาต่อหน่วย จำนวน และระยะเวลาที่เกี่ยวข้องในแต่ละรายการ การแยกค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนคนออกจากค่าใช้จ่ายส่วนกลาง เช่น ค่าสถานที่ จะช่วยให้จัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

ในตารางงบประมาณภายในบริษัท ควรแยกจำนวนเงินที่ชำระให้บุคคลภายนอกและชั่วโมงการทำงานของบุคลากรภายในบริษัทออกจากกันด้วย หากวางแผนให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการรับส่งหรือประสานงานติดต่อ ควรบันทึกภาระงานดังกล่าวไว้ด้วย

ในตารางงบประมาณ ควรแสดงรายละเอียดค่าอบรมและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง และตรวจสอบว่ามีรายการซ้ำหรือตกหล่นหรือไม่

ภาระค่าใช้จ่ายไม่ใช่สิ่งที่สามารถกำหนดได้ด้วยสัญญาระหว่างบริษัทเท่านั้น ในที่นี้ เราจะตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับการผลักภาระค่าใช้จ่ายให้เจ้าตัวและการปฏิบัติต่อเจ้าตัวระหว่างการอบรม

ข้อควรระวัง①ห้ามผลักภาระค่ากำกับดูแลและสนับสนุน

ค่ากำกับดูแลและสนับสนุนเป็นค่าใช้จ่ายที่องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุน (監理支援機関) เรียกเก็บเพื่อใช้ในการดำเนินงาน ค่าอบรมก็ถูกจัดให้เป็นค่าใช้จ่ายรายการหนึ่งในจำนวนดังกล่าว

ข้อ 18 แห่งกฎกระทรวงที่ใช้บังคับห้ามไม่ให้เจ้าตัวรับภาระค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม โปรดอย่าจัดทำงบประมาณโดยตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าจะเรียกเก็บค่ากำกับดูแลและสนับสนุนที่บริษัทจ่ายไปคืนจากเจ้าตัว

ข้อควรระวัง②ตรวจสอบค่าครองชีพและเงินช่วยเหลือ

ข้อเดียวกันนี้ยังกำหนดให้มีมาตรการเพื่อให้สามารถทุ่มเทกับการอบรม เช่น การจ่ายเงินช่วยเหลือ ควบคู่กับการจัดเตรียมการอบรม โปรดตรวจสอบวิธีสนับสนุนการดำรงชีวิตในช่วงเวลาดังกล่าวด้วย

ค่าใช้จ่ายที่เจ้าตัวต้องรับผิดชอบเป็นประจำ เช่น ค่าอาหารและค่าที่พักอาศัย มีหลักเกณฑ์อื่นกำหนดไว้ จำเป็นต้องมีข้อตกลงที่ทำขึ้นหลังจากเข้าใจรายละเอียดอย่างเพียงพอ และกำหนดจำนวนเงินที่เหมาะสม เช่น จำนวนที่เทียบเท่าค่าใช้จ่ายจริง

แม้จะมีแผนเรียกเก็บค่าอาหารและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ จากเจ้าตัว ก็ยังจำเป็นต้องมีมาตรการเพื่อให้ทุ่มเทกับการอบรมแยกต่างหาก โปรดตรวจสอบเงินช่วยเหลือ การจัดหาอาหารและที่พัก ตลอดจนภาระค่าใช้จ่ายของเจ้าตัวโดยรวม

ควรจัดทำงบประมาณของบริษัทโดยคำนึงถึงข้อห้ามในการผลักภาระให้เจ้าตัวและการปฏิบัติต่อเจ้าตัวระหว่างการอบรม

แม้จำนวนคนจะเท่ากัน แต่หากขอบเขตหรือกำหนดการอบรมแตกต่างกัน เงื่อนไขในการเปรียบเทียบก็จะแตกต่างกันด้วย ในที่นี้จะจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องกำหนดให้ตรงกันเมื่อขอใบเสนอราคา

ขั้นตอน ① ตรวจสอบจำนวนชั่วโมงอบรมที่จำเป็น

ตามข้อ 13 ของกฎกระทรวง จำนวนชั่วโมงรวมของการอบรมหลังเข้าประเทศต้องไม่น้อยกว่า 320 ชั่วโมงตามหลักทั่วไป ทั้งนี้ อาจใช้เกณฑ์ที่แตกต่างกันตามการอบรมก่อนเข้าประเทศ (入国前講習) หรือหลักฐานแสดงความสามารถภาษาญี่ปุ่น

เนื้อหาและช่วงเวลาที่เข้ารับการอบรมก่อนเข้าประเทศก็มีเงื่อนไขเช่นกัน โปรดตรวจสอบเอกสารที่พิสูจน์ประวัติการเข้ารับการอบรมและความสามารถก่อนกำหนดจำนวนชั่วโมงที่จำเป็น

จำนวนชั่วโมงอ้างอิงจากกฎหมายและกฎระเบียบที่เผยแพร่ ณ วันที่ 19 ตุลาคม 2026 โปรดตรวจสอบเกณฑ์เฉพาะของแต่ละสาขาด้วย และสิ่งสำคัญคือต้องขอใบเสนอราคาโดยใช้แผนการอบรมเดียวกันที่ตรงตามข้อกำหนด

ขั้นตอน ② จัดเตรียมเอกสารคำขอที่เหมือนกัน

• ผู้เข้ารับการอบรม：แจ้งจำนวนคน สาขางานที่จะปฏิบัติ ความสามารถภาษาญี่ปุ่น และประวัติการเข้ารับการอบรมก่อนเข้าประเทศ
• ขอบเขตการอบรม：กำหนดวิชาที่ต้องอบรม จำนวนชั่วโมงที่จำเป็น ระยะเวลาดำเนินการ และสถานที่เข้ารับการอบรมให้ตรงกัน
• ระบบการดำเนินงาน：ตรวจสอบผู้สอน ล่าม การตรวจสอบการเข้าเรียน และขอบเขตการจัดส่งบันทึกการเข้ารับการอบรม
• ด้านการใช้ชีวิต：ระบุผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียมที่พัก อาหาร เบี้ยเลี้ยง และการเดินทาง
• เงื่อนไขการเปลี่ยนแปลง：สอบถามวิธีรับมือและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในกรณีขาดเรียน จำนวนคนเปลี่ยนแปลง หรือการเข้าประเทศล่าช้า

แม้จะว่าจ้างหน่วยงานภายนอก ก็ควรกำหนดวิชาที่รับผิดชอบและขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจน แนวทางในการคัดเลือกยังมีการแนะนำไว้ในวิธีเลือกหน่วยงานรับจ้างจัดการศึกษาภาษาญี่ปุ่น

ท่านสามารถค้นหาหน่วยงานที่อาจขอใบเสนอราคาได้จากเว็บไซต์ของบริษัทผู้ดำเนินงาน “JWC (ค้นหาและเปรียบเทียบหลักสูตรภาษาญี่ปุ่น)” โดยค้นหาหน่วยงานจัดการอบรมที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองแห่งประเทศญี่ปุ่น (出入国在留管理庁) ประกาศไว้ตามภูมิภาค รูปแบบ และจำนวนคนที่สามารถรับได้

ควรเปรียบเทียบใบเสนอราคาหลังจากกำหนดผู้เข้ารับการอบรม แผนการอบรม และขอบเขตการจัดเตรียมให้ตรงกันแล้ว

สุดท้าย ให้ตรวจสอบเงื่อนไขที่ทำให้ยอดเงินตามใบเสนอราคาเปลี่ยนแปลงและกำหนดเวลาชำระเงิน และควรจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถอธิบายเงื่อนไขพื้นฐานของยอดรวมได้เมื่อต้องขออนุมัติภายในบริษัท

ประเด็นที่ ① เงื่อนไขการเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ในใบเสนอราคา ให้ระบุรายการที่ไม่รวมอยู่ในค่าบริการพื้นฐานอย่างชัดเจน นอกจากตรวจสอบว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่แล้ว ควรสอบถามเงื่อนไขการเกิดค่าใช้จ่ายและวิธีคำนวณด้วย

• การขาดเรียนและการเรียนชดเชย：ตรวจสอบวิธีจัดการเรียนชดเชยและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• การเปลี่ยนแปลงกำหนดการและจำนวนคน：ตรวจสอบกำหนดเวลาที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ การออกใบเสนอราคาใหม่ และเงื่อนไขค่าธรรมเนียมการยกเลิก
• การขยายระยะเวลาที่พัก：ตรวจสอบอัตราค่าบริการเมื่อขยายระยะเวลา รวมถึงวิธีคิดค่าอาหารและค่าเดินทาง
• ระยะเวลาที่ใบเสนอราคามีผลใช้ได้：ตรวจสอบว่าเงื่อนไขด้านราคายังคงมีผลจนถึงเวลาทำสัญญาหรือไม่

ให้แยกค่าใช้จ่ายที่ยังไม่แน่นอนออกจากยอดเงินที่ยืนยันแล้วเมื่อนำเสนอภายในบริษัท การแยกจัดการยอดรวมในกรณีปกติและยอดเพิ่มเติมเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขจะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

ประเด็นที่ ② ตรวจสอบกำหนดเวลาการเรียกเก็บให้ตรงกับสัญญา

ค่าอบรมหลังเข้าประเทศที่เรียกเก็บเป็นค่าใช้จ่ายในการกำกับดูแลและสนับสนุนมีข้อกำหนดเกี่ยวกับกำหนดเวลาการเรียกเก็บ ตามข้อ 56 แห่งกฎระเบียบการบังคับใช้ กำหนดให้เรียกเก็บได้ตั้งแต่วันเริ่มการอบรมหลังเข้าประเทศเป็นต้นไป

ข้อกำหนดนี้ใช้ในกรณีที่องค์กรกำกับดูแลและสนับสนุนเรียกเก็บจากบริษัทผู้รับแรงงานและหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง ควรแยกกรณีนี้ออกจากการทำสัญญาโดยตรงกับสถาบันการศึกษาและกรณีอื่น ๆ พร้อมทั้งตรวจสอบผู้ออกใบเรียกเก็บเงินและรายการค่าใช้จ่าย

ในเอกสารขออนุมัติภายในบริษัท ให้ระบุยอดรวม ผู้รับชำระเงิน และเดือนที่กำหนดชำระ และควรตรวจสอบด้วยว่าระยะเวลาที่ครอบคลุมและเงื่อนไขเพิ่มเติมในสัญญากับใบเสนอราคาตรงกันหรือไม่

ก่อนทำสัญญา ควรตรวจสอบให้ถึงเงื่อนไขของค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและกำหนดเวลาการเรียกเก็บ เพื่อให้สามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน

สำหรับค่าใช้จ่ายในการอบรมหลังเข้าประเทศ สิ่งสำคัญคือต้องเปรียบเทียบโดยกำหนดขอบเขตการอบรมและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องให้เป็นเงื่อนไขเดียวกัน ควรตรวจสอบข้อจำกัดในการผลักภาระค่าใช้จ่ายให้本人 รวมถึงช่วงเวลาที่เรียกเก็บค่าใช้จ่ายด้วย

อย่างไรก็ตาม แนวทางที่เหมาะสมจะแตกต่างกันไปตามความสามารถด้านภาษาญี่ปุ่น ประวัติการเข้ารับการอบรม และสาขางานที่จะรับเข้าทำงานของบุคคลเป้าหมาย แม้จะมีจำนวนคนเท่ากัน แผนการอบรมที่จำเป็นและขอบเขตการจัดเตรียมก็อาจแตกต่างกันได้

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณหรือการขอใบเสนอราคา โปรดรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนคน ช่วงเวลาที่จะเข้ารับการอบรม และสถานะการพิจารณาในปัจจุบันแล้วติดต่อเพื่อขอคำปรึกษา